letzte Mutation 28.02.2020
Einleitung
Im Comatic7/TWM steht eine vollständig integrierte 'Dokumentenverwaltung' inklusive 'Scan-Modul' zur Verfügung, in welcher Sie pro Adresse alle Dateiformate speichern und verwalten können. Diese 'Dokumentenverwaltung' finden Sie im Personal- und Adresstamm inkl. Register [Kontakte], [Dokumente] sowie in der Menüleiste unter [Dokumente].
Die Dokumentenverwaltung bietet folgende Funktionen:
Tipps:
-
-
Im Personalstamm funktioniert das Mischen (Vorlage mit Daten aus Personalstamm) nur unter dem Register [Allg. Dok.].
-
Mittels Drag & Drop können Daten auch innerhalb der spezifischen Adress-Ordner verschoben werden. Bei zusätzlichen drücken der Ctrl.-Taste wird die Datei kopiert.
-
Mittels Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie Funktionen wie: (Öffnen, Ausschneiden, Einfügen, Kopieren, Löschen, Umbenennen, Zippen, Entzippen, Senden an..., erstellen von neuen Word- und Excel-Dokumente oder aus Vorlagen) ausführen.
Einstellungen und Voraussetzungen für die Speicherung der Dokumente
Damit alle Dokumente der verschiedenen Firmen in Comatic7 korrekt gespeichert werden können, sodass alle Benutzer darauf zugreifen können, müssen Sie zuerst den zentralen Server Ordner bestimmen. Definieren Sie auf dem Server (oder auf Ihrem Einzel PC, falls Sie ohne Netzwerk arbeiten) einen bestimmten Ordner als Hauptordner für Comatic 7 und geben Sie diesen Ordner allen Benutzern mit allen Berechtigungen frei.
Stellen Sie sicher, dass auf allen Computern im Netzwerk dieser Ordner als Server Ordner festgelegt ist. Dazu starten Sie auf jedem Computer als Administrator Comatic 7 und wählen im Menü 'Datenbanken', 'Datenbank öffnen'.
Menüleiste für die Dokumente:
Mittels den Schaltflächen können Sie folgenden Funktion ausführen:
öffnet eine bestehende/markierte Datei
löscht eine bestehende/markierte Datei
öffnet den Dateiexplorer in welchem Sie die zu importierende Datei auswählen/ importieren können.
öffnet das Scann-Dialogfenster, in welchem Sie Dokumente einscannen können. 
aktualisiert die Ansicht der zugewiesenen Daten.
Zugeordnete Dokumente
Zusätzlich lassen sich Dokumente zu jedem Datensatz (Offerte, Auftrag, Rechnung, Buchung usw.) zuordnen. Weitere Informationen dazu unter: Zugeordnete Dokumente
Die Dokumente einer bestimmten Datenbank
Comatic 7 erzeugt unterhalb des Server-Ordners einen Unterordner 'Doc' und darunter für jede Datenbank einen eigenen Unterordner. Darunter sind alle Dokumente der jeweiligen Datenbank gespeichert.
Spezielle Unterordner sind:
-
Img\Articles Die Bilder zu den Artikeln (nur sichtbar mit Administratoren-Rechten)
-
Img\Personal Die Bilder zum Personal (nur sichtbar mit Administratoren-Rechten)
-
Vorlagen Die Vorlagen zu den Dokumenten der Firma
Neue Datei erstellen
Damit eine neue Datei erstellt werden kann, benötigen Sie eine Vorlagen Datei im Unterordner 'Vorlagen' mit dem Namen 'Normal' und der entsprechenden Dateiendung, also z. Bsp. 'Normal.doc' für Word-Dokumente oder 'Normal.ppt' für PowerPoint-Präsentationen. Folgende Vorlagen werden automatisch erstellt:
- Normal.doc
- Normal.xls
- Normal.txt
Um eine neue Datei zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste innerhalb des Datei Fensters, dann im Kontext-Menu auf den gewünschten Datei Typ. Die Datei wird im aktuellen Ordner erstellt und Sie werden aufgefordert, den Datei-Namen einzugeben.
Neue Ordner erstellen
Klicken Sie im linken Fenster auf den Ordner, an den der neue Ordner angehängt werden soll. Klicken Sie dann auf [Ordner neu...] oder aktivieren Sie die Funktion mit der rechten Maustaste im Menü. Ein neuer Ordner wird erstellt und Sie können sofort den gewünschten Namen erfassen.
Ordner löschen
Markieren Sie den zu löschenden Ordner und klicken Sie auf [Ordner löschen] oder aktivieren Sie die Löschfunktion über die rechte Maustaste. Nach positiver Bestätigung wird der Ordner mit allen Dokumenten und Unterordnern gelöscht.
Standard - Ordner speichern und laden
In der Dokumentenverwaltung der Adressen haben Sie die Möglichkeit, eine einmal erstellte Ordner-Konstellation mitsamt den enthaltenen Dokumente als Standard abzuspeichern. Mit einem Klick auf [Standard laden] werden dann diese Ordner und Dokumente in der aktuell geladenen Adresse eingefügt.
