Serienmails

letzte Mutation 05.01.2019

Einleitung

Im Comatic/TWM können Serienmails gemäss folgend beschriebenen Varianten unterschiedlich erstellt werden.

Hinweis: Einzelne E-Mails mit Anhang können Sie aus dem Textsystem des Personal- und Adressstammes gemäss Kapitel 'E-Mail mit Anhang' erstellen.

Wir unterscheiden folgende Serienmails und Vorgehensweisen

1. Workflow Serienmails an Personen:

Diese Variante ist eindeutig die Bediener freundlichste, schnellste und flexibelste, Serienmails an Personen zu senden.

In folgendem Bsp. erstellen wir aus dem Formular 'Serienmails an Personen' ein Serienmail.

Jedoch ist folgende Vorgehensweise (exkl. Punkt 1 und 2) auch für Serienmails aus folgenden Formulare verbindlich:

Einsatzdaten
Bewerber exportieren
Pendenzen, Register [Rapportabgabe]
Pendenzen, Register [Geburtstage]

Öffnen Sie das Formular 'Serienmails an Personen'.
Wählen Sie mittels den Selektionsmöglichkeiten im Selektionsbereich die gewünschten Personen aus.

Hinweise:

- Mittels der Schaltflächen [Alle markieren] werden alle Personen markiert/selektioniert.

- Mit gedrückter Ctrl-Taste können einzelne Personen markiert oder abgewählt werden.

- Es werden E-Mails an Personen, welche eine Mailadresse haben, versendet.
Mittels Menü-Icon wird das Mailprogramm geöffnet und ein neues Mail, welchem alle Mailadressen übergeben werden, erstellt.
Im Mailprogramm, können Sie mittels Menü-Icon einen (vorab erstellten) Textbaustein übernehmen oder einen Freitext erfassen.
Mittels Menü-Icon kann (wenn nötig) die Signatur des Benutzer übernommen werden.
Bei bedarf, kann mittels Schaltfläche [Dokumente] der Dateiexplorer geöffnet werden, mit welchem Sie dem Serienmail Dokument anhängen können.

Hinweise:
Alternativ können Sie Dokumente mittels Drag & Drop oder die Zwischenablage dem Serienmail anhängen.
Mittels Schaltfläche [Scannen] kann direkt ein Dokument eingescannt und dem Serienmail anhängt werden.

4. Mittels Menü-Schaltfläche wird der Versand der Mails gestartet.

2. Workflow Serienmails an Firmen/KP:

Diese Variante ist eindeutig die Bediener freundlichste, schnellste und flexibelste, Serienmails an Firmen oder Kontaktpersonen zu senden.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel 'Serienmails an Firmen/KP'.

Öffnen Sie das Formular 'Serienmails an Firmen/KP'.
Bestimmen Sie im Feld 'EMail an', ob die Mails an die Mailadresse der Firma oder an die Kontaktperson gesendet werden.

Hinweis: Durch [Aktualisieren] wird die entsprechende Mailadresse in das Feld kopiert, aus welchem die Mailadresse dem Mail übergeben wird.
Bestimmen Sie mittels den Filterfunktionen die Kriterien der gewünschten Firmen / Kontaktpersonen und klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche [Aktualisieren], damit im Ergebnisbereich (unten) nur die Adressen angezeigt werden, welche die Filterkriterien erfüllen.

Hinweise:

- Mittels der Schaltflächen [Alle markieren] werden alle Adressen markiert/selektioniert.

- Mit gedrückter Ctrl-Taste können einzelne Kontaktpersonen markiert oder abgewählt werden.

- Es werden nur Mails an Kontaktpersonen, welche eine Mailadresse haben, versendet.
Mittels Menü-Icon wird das Mailprogramm geöffnet und ein neues Mail, welchem alle Mailadressen übergeben werden, erstellt.
Im Mailprogramm, können Sie mittels Menü-Icon einen (vorab erstellten) Textbaustein übernehmen oder einen Freitext erfassen.
Mittels Menü-Icon kann (wenn nötig) die Signatur des Benutzer übernommen werden.
Bei bedarf, kann mittels Schaltfläche [Dokumente] der Dateiexplorer geöffnet werden, mit welchem Sie dem Serienmail Dokument anhängen können.

Hinweise:
Alternativ können Sie Dokumente mittels Drag & Drop oder die Zwischenablage dem Serienmail anhängen.
Mittels Schaltfläche [Scannen] kann direkt ein Dokument eingescannt und dem Serienmail anhängt werden.

5. Mittels Menü-Schaltfläche wird der Versand der Mails gestartet.

3. Serienmail aus dem Textsystem der Personal- und Firmensuche

Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass keine vordefinierten Filter benötigt werden und jeder Mailempfänger einen Anhang mit einer persönlichen Anschrift enthält.

Jedoch den Nachteil, dass der Versand jedes Mails bestätigt werden muss, weshalb diese Vorgehensweise nur für kleine Serienmails geeignet ist.

Serienmail mittels Mailvorlage im Textsystem als Anhang an Personal erstellen:
Öffnen Sie die Personalsuche und selektionieren Sie die gewünschten Adressen mittels den integrierten Selektionsfunktionen.
Markieren Sie mittels Schaltfläche [alle Markieren] die Personen, welche ein Mail erhalten sollen.

Hinweis: Mittels 'Ctrl.' und Anklicken können einzelne Personen aus-, bzw. abgewählt werden.
Öffnen Sie mittels Schaltfläche [Textsystem] die Textverarbeitung und wählen Sie die gewünschte Text-, bzw. Mailvorlage oder erstellen Sie gemäss Kapitel 'Textvorlage' eine neue Textvorlage.

Hinweis: Mailvorlagen müssen im Feld 'Drucker', 'E-Mail-PDF' zugewiesen werden, damit diese direkt dem Mail angehängt wird.
Serienmail versenden:
Mittels Schaltfläche starten Sie das Serienmail.

Hinweis: Nun wird automatisch das Mailprogramm geöffnet und ein neues Mails erfasst, welchem die Mailadresse und der Anhang übergeben wird.
Bei Bedarf können Sie mittels Menü den gewünschten Textbaustein auswählen.

Hinweis: Neue Textbausteine können Sie gemäss Kapitel 'Textbausteinen' erfassen.
Starten Sie den Versand des Serienmails, indem Sie das Menü anklicken.

Hinweis: Der Versand jedes Mails muss bestätigt und falls das Serienmail ein Textbaustein enthalten soll, jedem einzelnen Mail zugewiesen werden.

4. Workflow Serienmail mittels Filter aus dem Textsystem erstellen

Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass jeder Mailempfänger einen Anhang mit einer persönlichen Anschrift enthält.

Jedoch den Nachteil hat, dass der Versand jedes Mails bestätigt werden muss, weshalb diese Vorgehensweise nur für kleine Serienmails geeignet ist. In folgendem Bsp. wird ein Serienmail an das Personal erstellt.

Prüfen, dass ein definierter Filter für das beabsichtigte Mailing an das Personal besteht und neuer Filter erstellen:
Öffnen Sie dazu den Personalstamm.
Mittels Menü-Icon öffnen Sie das Fenster 'Datenbank-Filter' in welchem Sie alle definierten Filter finden und gemäss Bsp. im Kapitel 'Filter für Serienmails' erstellen können.
Serienmail mittels Mailvorlage im Textsystem als Anhang erstellen:
Öffnen Sie dazu den Personalstamm und wählen Sie im Menü-DropDownfeld (vor den Filtericons) den gewünschten Filter.
Öffnen Sie im Personalstamm mittels Schaltfläche [Textsystem] die Textverarbeitung und wählen Sie die gewünschte Text-, bzw. Mailvorlage oder erstellen Sie gemäss Kapitel 'Textvorlage' eine neue Vorlage gemäss Ihrem Wunsch auf Basis unser Textvorlagen.

Hinweis: Mailvorlagen muss im Feld 'Drucker', 'E-Mail-PDF' zugewiesen werden, damit diese direkt dem Mail angehängt wird.
Serienmail versenden:
Mittels Schaltfläche starten Sie das Serienmail und mittels öffnen Sie die Druckvorschau des Serienmails.

Hinweis: Nun wird automatisch das Mailprogramm geöffnet und ein neues Mails erfasst, welchem die Mailadresse und der Anhang übergeben wird.
Bei Bedarf können Sie mittels Menü den gewünschten Textbaustein auswählen.

Hinweis: Neue Textbausteine können Sie gemäss Kapitel 'Textbausteinen' erfassen.
Starten Sie den Versand des Serienmails, indem Sie das Menü anklicken.

Hinweis: Der Versand jedes Mails muss bestätigt und falls das Serienmail ein Textbaustein enthalten soll, jedem einzelnen Mail zugewiesen werden.

5. Serienmail direkt aus dem Mailprogramm erstellen

Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass der Textbaustein nur einmalig dem Mail zugewiesen und der Versand nur einmalig bestätigt werden muss, weshalb diese Vorgehensweise für grosse Anzahl Serienmails geeignet ist. Diese Vorgehensweise hat jedoch den Nachteil, dass der Anhang keine persönlichen Anschrift enthält.

Prüfen, ob ein vor definierter Filter für das beabsichtigte Mailing besteht und neuer Filter erstellen
Öffnen Sie dazu den Adressstamm.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass nur Filter, welche im Adresstamm erstellt wurden im Mailprogramm zur Verfügung stehen.
Mittels Menü-Icon öffnen Sie das Fenster 'Datenbank-Filter' in welchem Sie alle definierten Filter finden.

Hinweis: Neue Filter können Sie gemäss Kapitel 'Filter für Serienmails' erfassen.
Anhang für Mail mittels Textsystem erstellen

Hinweis: Dieser Arbeitsschritt ist nur notwendig, wenn das Mail ein Anhang enthalten soll.
Anhang für das Mail erfassen, indem Sie diesen im Textsystem oder in einem anderen Textsystem (z. Bsp. im Word) erstellen und als PDF-Datei speichern.

Hinweis: Da alle Mailempfänger den selben Anhang erhalten, dürfen im Anhangdokument keine Adressen spezifischen Informationen enthalten sein.
Serienmail mit / ohne Anhang und Textbaustein erstellen
Öffnen Sie das im Comatic integrierte Mailprogramm.
Öffnen Sie mittels Menü ein neues Mail.
Mittels Schaltfläche wird ein Dokumente Browser geöffnet, in welchem Sie das gewünschte Dokument dem Mail anhängen können.

Hinweis: Dieser Arbeitsschritt muss nur bei Mails mit Anhang gemacht werden.
Bestimmen Sie mittels anklicken des Menüs dass die Mailempfänger im Mail die Mailadressen der anderen Mailempfänger nicht sehen.

Hinweis: Mittels Menü können Sie bestimmen ob der Empfänger zu einer Empfangsbestätigung aufgefordert wird.
Wählen Sie den gewünschten Filter, indem Sie die Schaltfläche anklicken und im Fenster 'Adressen auswählen' im Feld 'Filter' den gewünschten Filter auswählen.

Hinweis: Nun werden Ihnen im unteren Bereich die selektionierten Personen angezeigt.
Wählen, bzw. aktivieren Sie mittels Schaltfläche alle selektionierten Adressen / Personen aus.

Hinweis: Sie können auch einzelne Personen aus- und abwählen.
Mittels Schaltfläche wird das Fenster geschlossen und die Mailadressen der aktivieren Personen in den Bereich 'Empfänger' des Mails übernommen.
Geben Sie im Feld 'Betreff' den gewünschten Titel für das Serienmail ein.
Wählen Sie mittels Menü den gewünschten Textbaustein.

Hinweise:

Wenn Sie nur einen einmaligen Text benötigen, können Sie diesen anstelle eines Textbaustein direkt im Mail erfassen!

Neue Textbausteine können Sie gemäss Comatic Online-Help, Kapitel 'Textbausteine' erfassen.
Starten Sie den Versand des Serienmail indem Sie das Menü anklicken.