BVG-Daten Export (Spida)

letzte Mutation 23.05.2023
 
 
Einleitung
Wenn Sie bei der Spida-Pensionskasse angeschlossen sind, müssen dieser die BVG-Daten für jeden Monat bis zum Ende des Folgemonats (Januar-Daten müssen bis ende Februar) zugestellt werden.
 
Voraussetzungen betreffend BVG-Daten Export:
Eintritte
  • Vor dem Einreichen der Monatsliste alle Eintritte für den Meldemonat per 1. des Monats im connect erfassen.
    Hinweise
  • Mit dem koordinierten Jahreslohn, identisch mit dem entsprechenden Eintrag auf der eingereichten Monatsliste.
  • Keine Eintritte erfassen für Personen, die nicht auf der aktuell eingereichten Liste aufgeführt sind.
  • Alle Personen, die auf der gemeldeten Monatsliste aufgeführt sind, müssen vorab via connect erfasst haben
  • Wenn die AHV-Nr. unbekannt ist, bitte keine Pseudo-AHV-Nr. verwenden (z.B. 756.9999.9999.99), sondern Feld für AHV-Nr. leer lassen und Eintritt nachreichen, sobald die AHV-Nr. bekannt ist.
 
Austritte
  • Vor dem Einreichen der Monatsliste alle Austritte für den Meldemonat per Monatsende im connect erfassen und prüfen, dass die korrekte, aktuelle Adresse im connect besteht.
    Bedingung für Austritt: seit min. 2 Monaten keine Anstellung / Lohn mehr oder einen Übertritt in eine andere Firma hat.
 
 
Workflow zum BVG-Daten Export für die Pensionskasse Spida:
  • Öffnen Sie unter dem Menü 'Personal', das Untermenü 'Daten-Export'.
  • Selektionieren Sie den 'Monat' und das 'Jahr' für welchen Sie die BVG-Daten aufbereiten möchten.
  • Prüfen Sie, dass im Feld 'Export für' die 'SPIDA' zugewiesen ist.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche [Daten anzeigen], damit die entsprechenden BVG-Daten aufgelistet werden.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche [In Excel exportieren], damit die BVG-Daten in eine Excel-Datei exportiert werden.
  • Als Gegenkontrolle zu der Spida Liste, wählen Sie im Feld 'Export für' die PK 'swissstaffing' und klicken Sie auf die Schaltfläche [In Excel exportieren], damit Sie eine Liste mit den BVG-Beiträgen zum kontrollieren haben  (da die Spida Liste nur die Lohnsummen ausweist und keine BVG-Beiträge).
  • Wie folgt, prüfen dass die BVG-Liste korrekt ist:
  • Unter dem Menü 'Hauptbuch', 'Konten' öffnen.
  • Im Feld Konto: das Konto '2003 Kreditor BV' wählen
  • Im Feld Belegdatum: den selben Monat, für welche die BVG-Liste erstellt wurde, auswählen.
  • Prüfen Sie, dass der Totalbetrag in der Spalte 'Haben' mit dem gemäss swissstaffing Liste übereinstimmt.
    Hinweis Die VK-Beiträge fehlen auf Liste der swissstaffing, was einen entsprechenden Differenzbetrag rechtfertigt.
  • Wenn der Betrag nicht übereinstimmt ermitteln Sie, welche Person/en gemäss Konto 2003 auf der
    BVG-Liste fehlen.
  • Ermitteln Sie, weshalb die Personen auf der BVG-Liste fehlen.
  • Prüfen Sie, dass alle Personen auf der BVG-Liste enthalten sind.
Hinweise:
  • Die Excel-Datei wird im Quellordner der Dokumentenverwaltung bei der zuständigen Pensionskasse gespeichert.
  • Der Name der Excel-Datei erhält automatisch das Format 12345202101.XLS' 12345=Firmen-Code, 2021=Jahr, 01=Monat.
  • Die Excel-Datei wird nun noch gemäss folgender Beschreibung der Pensionskasse Spida zugestellt.
 
Excel-Dateien an die 'Pensionskasse Spida' mailen:
  • Öffnen Sie im Adressstamm die Pensionskasse Spida.
  • Öffnen Sie das Register [Dokumente] und markieren Sie dort die zuvor gespeicherten Excel-Dateien.
  • Mittels Kontextmenü, 'senden an', wird automatisch ein E-Mail inkl. Excel-Dateien als Anhang generiert.
  • Im Mailprogramm können Sie noch den Textbaustein für die Pensionskasse übernehmen und anpassen.
 
 
Hinweise und Erläuterungen zu den Berichtsspalten:
  • Der Jahreslohn für ArbN mit Stundenlohn wird auf der monatlichen BVG-Basis mal 12 berechnet.
  • Für ArbN mit einem BVG-Pauschalabzug wird der BVG-Abzug / BVG-% gemäss ArbN-Alter * 100 * 12 berechnet.