Aufgaben, bzw. Pendenzen und Termine sind grundsätzlich täglich zu bearbeiten.
Somit ist es wichtig entsprechende Voraussetzungen zu schaffen, welche einer Person auch während Ihrer Abwesenheit ermöglichen, auf diese Daten zuzugreifen.
Oder eine Stellvertretung festzulegen, welche sicherstellt, dass Aufgaben und Pendenzen erledigt werden und Termine eingehalten oder verschoben werden.
Terminalzugriff
Für einen vollständigen Zugriff auf alle Daten (inklusive Aufgaben, Pendenzen und Termine) muss ein Terminalzugriff eingerichtet werden.
Damit ein Terminalzugriff möglich ist, bedarf es folgenden Voraussetzungen:
Der Server, auf welchem die Daten verwaltet werden, muss als 'Microsoft Terminalserver' eingerichtet sein.
Für einen Terminalzugriff müssen entsprechende 'Microsoft Call-Lizenzen' bestehen.
Auf dem Zugriffscomputer, bzw. Client-PC muss eine entsprechender Zugriff eingerichtet werden.
Es muss ein Internetanschluss bestehen.
Hinweis: Für weitere Informationen zur Einrichtung eines Terminalzugriff wenden Sie sich an B&F Solutions AG
Aufgaben und Pendenzen durch Stellvertretung verwalten
Eine pendente Aufgabe kann geöffnet werden und durch Zuteilung (im Feld verantwortlich) an einen Stellvertreter delegiert werden.
Im Weiteren kann der Stellvertreter angewiesen werden im Pendenzenfenster durch das Anklicken des Benutzerlogin der abwesenden Person dessen Pendenzen anzusehen und evtl. zu erledigen.
Informieren Sie sich über den Stand der Dinge in Sachen Pendenzen bei Ihrer Stellvertretung.
Bestimmen Sie mit Ihrer Stellvertretung die Verantwortlichkeit der Pendenzen.
Hinweis: Oft macht es Sinn, dass eine Pendenz von dem zu Ende geführt wird, der aktuell daran arbeitet.
Terminverwaltung mittels Smartphone
Damit eine Person auch während Ihrer Abwesenheit mittels Smartphone bestehende Termine einsehen und mutieren, sowie neue erfassen kann, bedarf es folgenden Voraussetzungen:
Google-Konto einrichten:
Öffnen Sie die Webseite von Google und klicken Sie oben rechts auf den Schaltfläche [Anmelden].
Hinweis: Falls bereits ein Konto besteht, kann mittels Icon 'A', Schaltfläche [Konto hinzufügen] ein neues Konto eingerichtet wird.
Klicken Sie unten auf den Link 'Konto erstellen', gelangen Sie zum Registrierungs-Formular.
Geben Sie hier alle geforderten Daten an. Beachten Sie, dass Ihr gewählter Name ebenfalls als Anzeige-Name dient.
Zusätzlich haben Sie die Wahl, zwischen der Verwendung Ihrer aktuellen E-Mail-Adresse, oder der Erstellung einer Gmail-Adresse.
Haben Sie die weiteren Angaben wie Passwort, Telefonnummer und Captcha eingegeben, klicken Sie unten auf den Schaltfläche [Nächster Schritt].
Scrollen Sie in der Datenschutzerklärung nach unten und klicken Sie auf den Schaltfläche [Ich stimme zu].
Anschließend wird Ihr Google-Konto erstellt. Haben Sie eine alternative E-Mail-Adresse eingegeben, muss diese unter Umständen noch bestätigt werden.
Hinweis: Sowohl die Eingabe einer Telefonnummer, als auch die Eingabe einer bereits bestehenden E-Mail-Adresse sind nicht zwingend notwendig. Bei Verlust des Kennwortes können Ihnen diese Daten jedoch sehr hilfreich sein.
Verbindung mit Google-Kalender herstellen:
Starten Sie in Comatic unter Termine, Menü Einstellungen, 'Optionen' und geben Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten ein.
Es gibt folgende Optionen:
- Nicht synchronisieren. Es findet keine Synchronisation statt
- Nur Exporttermine werden von Comatic nach Google kopiert
- Beide Richtungen synchronisieren Termine werden hin- und zurück kopiert
Bestätigen Sie mit OK. Danach werden sofort alle Termine zwischen den beiden Systemen synchronisiert. Beim ersten Abgleich kann es vorkommen, dass Termine doppelt vorhanden sind, falls diese in beiden Kalendern vorgekommen sind.
Wichtig: Vor der ersten Synchronisation öffnet sich der Internet-Browser, damit Sie im Google Kalender anmelden und dann bestätigen, dass Comatic auf Ihren Kalender zugreifen darf! Bestätigen Sie mit einem Klick auf 'Akzeptieren'.
Smartphone Installation und Synchronisation:
Um die Termine jederzeit und überall auf der Welt verwalten zu können, lässt sich Google Kalender und damit auch Comatic mit dem iPhone oder anderen modernen Android-Smartphone synchronisieren.
Android-Smartphone oder –Tablet
Verbinden Sie Ihr Telefon oder das Tablet mit Ihrem Google Konto.
Google Kalender App herunterladen
Laden Sie die Google Kalender App bei Google Play herunter.
Wenn Sie die App öffnen, werden alle Termine mit Ihrem Computer synchronisiert.
iPhone oder iPad
Sie synchronisieren Ihre Termine am einfachsten, wenn Sie die offizielle Google Kalender App herunterladen. Wenn Sie lieber die vorinstallierte Kalender-App auf Ihrem iPhone oder iPad verwenden, können Sie Ihre Termine mit Apple Kalender synchronisieren.
Verbinden Sie Ihr Telefon mit Ihrem Apple Konto.
Option 1: Google Kalender App herunterladen
Laden Sie die Google Kalender App aus dem App Store herunter.
Melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an. Nach erfolgreicher Anmeldung werden alle Termine mit Ihrem Computer synchronisiert.
Apple-ID erstellen
Sollten Sie noch keine Apple-ID haben können Sie diese unter folgendem Link 'Deine Apple-ID erstellen' einrichten.
Voraussetzungen:
Eine gültige E-Mail-Adresse, die als Ihr Apple-ID-Benutzername dient
Ein sicheres Passwort
Ihr Geburtsdatum
Drei Sicherheitsfragen und Antworten zur Überprüfung Ihrer Identität und eine E-Mail-Adresse zur Wiederherstellung. Mit diesen Daten können Sie auch Ihr Passwort zurücksetzen.
