Mittels dieser Schaltfläche werden alle Debitorenrechnungen und Kunden in Excel-Dateien exportiert und in der Dokumentenverwaltung des Factoringgeber zur Weiterleitung gespeichert.
Hinweis Wenn Sie Kunden haben, deren Rechnungen nicht an den Factoringgeber abgetreten werden, müssen Sie beim drucken der Rechnungen gemässs Kapitel 'Rechnungen mit und ohne ESR' vorgehen.
Grundeinstellungen für den Factoringexport
Durch B&F Solutions müssen folgende Voraussetzungen und Prüfungen vorgenommen werden:
Unter Begleittexte muss der Abtretungstext gemäss Factoringgeber erfasst werden.
Unter Firmeneinstellungen, Register [Verkauf], Feld 'Bankverbindung' dürfen kein Bankangaben sein.
Unter TWM-Einstellungen muss durch B&F folgende Einstellungen vorgenommen werden:
Adresse des Factoringgebers zugweisen.
Mandanten-ID welche der Factoringgeber liefert erfassen.
Wenn Rechnungen bestehen, welche bereits dem Factoringgeber übermittelt wurden, kann durch B&F unter TWM-Einstellungen, mittels einer Updateroutine, das Exportdatum bei diesen Rechnungen gesetzt werden. Damit jedoch nur das Exportdatum bei Einsatzbetrieben deren Rechnungen abgetreten wurden gesetz wird, muss vorab im Adresstamm, Register [Diverses] das Flag 'Exportieren' deaktiviert werden.
Voraussetzungen für den Adress- und Debitorenexport
Damit eine Adresse in die Exportdatei übernommen wird bedarf es folgenden Bedingungen:
Im Adresstamm, Register [Diverses] muss im Bereich 'Factoring' das Flag 'Exportieren' aktiviert sein.
Es müssen abgetretene Debitorenrechnungen bestehen.
Hinweis Damit der Adressexportalle Daten enthält, muss im Adresstamm bei allen Kunden, deren Rechnungen abgetreten werden, im Register [Allgemein] die UID-Nr. gemäss HR-Auszug, bzw. Zefix zugewiesen werden.
Damit eine Rechnung in die Exportdatei übernommen wird bedarf es folgenden Bedingungen:
Im Adresstamm, Register [Diverses] muss im Bereich 'Factoring' das Flag 'Exportieren' aktiviert sein.
Die Rechnung darf kein 'Export-Datum' enthalten.
Workflow Factoringexport
Schaltfläche [Factoringexport]
Durch anklicken dieser Schaltfläche werden alle Kunden und Debitorenrechnungen, welche die oben beschriebenen Bedingungen erfüllen in zwei Excel-Dateien in der Dokumentenverwaltung des Factoringgeber zur Weiterleitung gespeichert.
Öffnen Sie im Adresstamm den Factoinggeber
Öffnen Sie das Register [Dokumente]
Markieren Sie die zwei Exel-Dateien 'FactoringAdressen' und 'FactoringRechnungen'
Mittels Kontextmenu und der Auwahl 'senden an' wird automatisch ein Mail inkl. Excel-Anhänge generiert
Verschieben Sie die Excel-Datei 'FactoringRechnungen' in den Ordner 'Abgetretene Debitoren'
Hinweise
Durch anklicken der Schaltfläche [Factoringexport] werden folgende Mutationen durch das System vorgenommen:
Alle Rechnungen, welche in die Excel-Datei übergeben werden, erhalten das Exportdatum 'Heute'.
Alle Adressen, welche exportiert wurden, erhalten im Register [Diverses] das Exportdatum 'Heute'.
Falls der Factoringgeber zusätzlich zu den Excel-Dateien die Rechnungen als PDF-Datei wünscht, müssen zu den Excel-Dateien diese noch generiert und dem Factoringgeber als Mail-Anhang zugestellt werden.
