GAV-Revision tempcontrol und FAR

letzte Mutation 28.09.2022

Einleitung

GAV-Revisionen, bzw. Betriebs-/Lohnbuchkontrollen haben primär das Ziel, zu prüfen ob die gesetzlichen Bestimmungen gemäss den 'ave GAV' und dem 'GAV Personalverleih' vom Personaldienstleister eingehalten wurden.

Der GAV-Bericht 'Einsatz/Revisionsliste' bildet die Basis zum Erstellen von Excel-Dateien für Betriebskontrollen.

Er wurde inhaltlich auf Basis der Ansprüche von 'tempcontrol' und 'Stiftung FAR' erstellt und erfüllt (gemäss Herr Hayoz Wolfgang, Projektleiter der Arbeitgeberkontrollen, der KMU Partner Group AG) alle Informationen für alle GAV-Kontrollen.

Hinweise:

Im Kapitel Betriebskontrollen finden Sie die Beschreibungen zu den aus Erfahrungen gesammelten Beanstandungen bei Kontrollen, sowie mögliche Massnahmen solche Beanstandungen präventive zu verhindern.
Allgemeine Hinweise zu den GAV-Berichten finden Sie im Kapitel GAV-Berichte
Falls von der Revisionsstelle für oder bei der Betriebskontrolle das Stundenjournal verlangt wird, welches die geleisteten Stunden pro Tag / KW enthält, kann dieses gemäss Kapitel Stundenjournal erstellt werden.
Für eine Betriebskontrolle, bzw. Revision können Berichte und Excel-Dateien gemäss den von der Revisionsstelle gewünschten Selektionen erstellt werden.

Folgend wird die Vorgehensweise folgender zwei Betriebs-, bzw. Lohnbuchkontrollen beschrieben:

tempcontrol
Stiftung FAR

tempcontrol-Revision:

Bei einer Betriebskontrolle durch tempcontrol, bzw. die beauftragte Kontrollstelle (z. Bsp. KMU Partner Group AG) erhalten Sie vorab von tempcontrol ein Informationsbrief, welcher folgende Angaben zur Betriebsprüfung enthält:

Kontrollperiode, Prüfungspositionen, welche GAV geprüft werden
Rechtsgrundlagen, Ziel der Kontrolle, Umfang und Dauer der Kontrolle
Der Kontrollfirma zur Verfügung zu stellende Unterlagen / Listen
Angaben (Name, Adresse inkl. E-Mail) der beauftragten Kontrollstelle
Excel-Datei sämtlicher Einsätze, welche Sie gemäss folgendem Workflow 'Einsatz/Revisionsliste' erstellen können.

Hinweise:
Zum Informationsbrief von tempcontrol erhalten Sie in der Regel noch ein Mail von der beauftragten Kontrollstelle.

Durch die Kontrollfirma, (z. Bsp. PRÜFAG Wirtschaftsprüfungen AG) können weitere Informationsgrundlagen, wie z. Bsp. das Excel 'Lohnsummenvergleich' verlangt werden, welches Sie gemäss folgendem Workflow 'Lohnsummenabgleich (Einsatzliste - AHV-Abrechnung)' ausfüllen können.
Wenn durch die Kontrollfirma ein Nachweis der geleisteten Stunden verlangt wird, empfehlen wir dazu unter 'Stundenjournal' die Excel-Datei zu erstellen.

Workflow 'Einsatz/Revisionsliste' erstellen

Bei einer Lohnbuchkontrolle der 'tempcontrol' und 'Stiftung FAR' muss der zuständigen Kontrollstelle per Mail-Anhang eine Excel-Datei mit allen Einsätzen zugestellt werden, welche wie folgt erstellt wird:

Unter dem Menü 'TWM', 'GAV-Berichte' öffnen.
Selektionieren Sie im Feld 'Bericht', die 'Einsatz/Revisionsliste'
Selektionieren Sie in den Felder 'Lohndatum von-bis' den Kontrollzeitraum gem. Informationsbrief der Kontrollstelle.
Aktivieren Sie bei Bedarf im Bereich 'Gruppierung / Sortierung' das entsprechende Optionsfeld.
Öffnen Sie mittels Icon den Bericht in der Druckvorschau.
Mittels Menü 'Excel-Export' können Sie aus dem Bericht eine Excel-Datei erstellen.
Nun wird die Excel-Datei in der Dokumentenverwaltung der zuständigen Kontrollstelle gespeichert und abschliessend als E-Mail-Anhang an die zuständige Stelle gemailt.

Hinweise:
Mittels 'Filter' und 'Gruppierung / Sortierung' können Sie die Darstellung und den Inhalt bestimmen
Wenn durch die Kontrollfirma ein Nachweis der geleisteten Stunden verlangt wird, empfehlen wir dazu unter 'Stundenjournal' die Excel-Datei zu erstellen

Workflow 'Lohnsummenabgleich (Einsatzliste - AHV-Abrechnung)' ausfüllen

Wenn Sie durch die Kontrollfirma mittels Mail-Anhang das Excel 'Lohnsummenabgleich' erhalten, muss dieser wie folgt ausgefüllt werden:

Erfassen Sie (wenn nicht bereits vorhanden) im Adressstamm die Kontrollfirma inkl. der zuständigen Kontrollperson.
Speichern Sie die Excel 'Lohnsummenabgleich' in der Dokumentenverwaltung der Kontrollfirma.
Öffnen Sie die Excel 'Lohnsummenabgleich' und erfassen Sie die Beträge gemäss folgenden Informationsquellen:
Lohnsumme Einsatzliste (entspricht dem Gesamttotal des GAV-Bericht 'WBK/VZK').
Lohnsumme AHV-Abrechnung (Total AHV-Lohn gemäss 'AHV-Abrechnung').

Differenzbereinigung in Spalte AHV Abrechnung:
Löhne über CHF 148'200/Jahr (Differenzbetrag zwischen AHV-Lohn und ALV1-Lohn gemäss 'AHV-Abrechnung').
Löhne eigene Mitarbeiter (AHV-Löhne gemäss 'AHV-Abrechnung' welche für interne ArbN abgerechnet wurden).
Einsätze über Prüfperiode hinaus (Wenn die Prüfperiode nicht bis ende eines Geschäftsjahr geht, erstellen Sie die AHV-Abrechnung und den GAV-Bericht 'WBK/VZK' für die Prüfperiode und lassen Sie dieses Feld leer).
Krankentaggelder (Diese Feld muss nicht ausgefüllt werden, da im TWM Taggelder ArbG AHV- und WBK-pflichtig sind).
13. Monatslohn (Drucken Sie dazu die Liste 'Ferien- & 13.-Monatslohn', einmal per Datum vor- und einmal per ende der Prüfperiode und erfassen Sie den Differenzbetrag).
Ferienfond (Nehmen Sie dazu die Liste 'Ferien- & 13.-Monatslohn' siehe Punkt 3.7 und erfassen Sie den Differenzbetrag).
Prüfen Sie, dass im Feld 'Differenz II (nach Differenzbereinigung)' die Differenz kleiner als 2% ist.

Lohnbuchkontrolle der Stiftung FAR:

Die folgende Beschreibung bezieht sich ausschliesslich auf eine Lohnbuchkontrolle der Stiftung FAR, bzw. der beauftragten Kontrollstelle und somit alle GAV, welche der Stiftung-FAR unterstellt sind.

Bei einer Revision der Stiftung FAR müssen vorab folgende Formulare und Excel-Dateien erstellt werden:

'Einsatz/Revisionsliste', (diese wird von der zuständigen Kontrollstelle als Excel-Datei verlangt und kann gemäss obigem Workflow erstellt werden).
'Fragebogen Arbeitgeberkontrolle', (dieser erhalten Sie von der Stiftung-FAR und wird gemäss folgender Workflow-Beschreibung erstellt. Er muss der zuständigen Kontrollstelle zugestellt werden, damit diese den Revisionsaufwand einschätzen kann).

Workflow 'Fragebogen ArbG-Kontrolle FAR' erstellen

Unter dem Menü TWM 'GAV-Berichte' öffnen.
Selektionieren Sie im Feld 'Bericht', der 'Fragebogen ArbG-Kontrolle FAR' und das Lohndatum von-bis des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres.
Aktivieren Sie die entsprechenden Flagfelder und beantworten Sie die aufgeführten Felder (FAR-ID, sowie Punkt 5, 6.1, 6.2, 11, 12, 13.1 und 13.2) aus.

Hinweis Die FAR-ID und Angaben betreffend Punkt 13 finden Sie auf dem durch die Stiftung FAR zugestellten Fragebogen.
Öffnen Sie mittels Icon den Fragebogen in der Druckvorschau, prüfen Sie die Daten und drucken Sie den Fragebogen aus.
Der ausgefüllte Fragebogen wird unterschrieben und in der Dokumentenverwaltung der zuständigen Kontrollstelle eingescannt.
Abschliessend wird der Fragebogen noch der zuständigen Kontrollstelle als E-Mail-Anhang zugestellt.

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