Rapporterfassung vorbereiten

letzte Mutation 30.06.2023
 
 
Einleitung
Für eine speditive Rapporterfassung müssen die zu erfassenden Rapporterfassungsunterlagen wie folgend beschrieben aufbereitet, bzw. geprüft und gespeichert werden.
 
 
Rapporterfassung vorbereiten:
Rapporte auf Vollständigkeit prüfen
Damit bei der Rapporterfassung möglichst keine Fragen aufkommen, müssen die Rapporte durch eine dafür verantwortliche Person auf folgende Punkte kontrolliert und wenn nötig, ergänzt werden:
  • Name und Adresse der Einsatzfirma
  • Name und Adresse MitarbeiterIn
  • Wochen-Nr.
  • Datum Montag bis Freitag, bzw. Sonntag
  • Dass an jedem Tag etwas erfasst ist. (Leistung oder Status betr. Abwesenheit).
  • Erfasste Stunden und sonstiges auf Lesbarkeit
  • Total Stunden in Industrieminuten, bzw. in Dezimal
  • Unterschrift einer verantwortlichen Person des Einsatzbetriebs auf Rapport
 
Kinder- und Ausbildungszulagen ermitteln
Wenn der Ansprurch auf Kinder- und Ausbildungszulagen manuell erfasst wird, können Sie den Anspruch mittels Menü 'Personal', 'Kinderzulagen' ermitteln.
 
Bei Rapporterfassung mit Anhang
  • Alle Rapporterfassungsunterlagen muss der Mandant in einem Ablagefach 'Rapporte zum erfassen' ablegen.
  • Vor der Rapporterfassung werden die Rapportunterlagen alphabetisch gemäss Name der ArbN sortiert.
  • Alle Rapporterfassungsunterlagen müssen durch den Mandant im Ordner 'Rapporte zum erfassen' als JPG-Datei gespeichert werden. Wenn die Rapporterfassungsunterlagen in Papierform vorliegen, können diese (wenn die entsprechenden Scannvoraussetzungen bestehen), wie folgt direkt aus dem Ordner 'Rapporte zum erfassen' eingescannt und als JPG-Datei gespeichert werden.
  • Alle Rapporterfassungsunterlagen beim Scanner in den Mehrblatteinzug legen.
    Hinweis Bei Rapporte, im Format A5, empfehlen wir, diese hochkantig einzulegen!
  • In der Menüleiste 'Dokumente' anklicken damit die Dokumentenverwaltung geöffnet wird.
  • Ordner 'Rapporte zum erfassen' öffnen.
  • Folgende Einstellungen sollten vor dem einscannen im Scan-Dialogfenster festgelegt werden:
    Auflösung: 300 x 300 dpi
    Scanmodus: Echte Graustufen
    Dokumentengrösse: je nach Format der Rapporte, Format A5 oder A4
  • Mittels Menü 'Einscannen' und bestätigen der Schaltfläche [Start] die Unterlagen einscannen.
  • Die eingescannten Unterlagen mittels Schaltfläche [JPG speichern] speichern.
    Hinweis Weitere Infos zum Scannen von Dokumente, finden Sie im Kapitel 'Dokumente scannen'.
  • Kontrollieren Sie, dass alle Rapporterfassungsunterlagen korrekt gespeichert wurden.
     
 
Bei Rapporterfassung mit Anhang mittels TWM-Modul 'Web-Portal'
Als Voraussetzung zum scannen der Rapporte muss der Scanner gemäss Kapitel 'Web-Portal' konfiguriert werden.
  • Rapporte und weitere Rapporterfassungsunterlagen werden durch den Mandant zwischengelagert und jeweils per Datum der Rapportverarbeitung eingescannt, bzw. im Web-Konto 'Rapporte' gespeichert.
  • Kontrollieren Sie, dass alle Rapporte / Dokumente korrekt eingescannt wurden.
  • Der Outsourcingpartner kann dann unter Einsatzdaten mittels Schaltfläche [Web-Rapporte] die Rapporte öffnen, die Rapporterfassung vornehmen und den Rapport dem Rapportdatensatz anhängen.
 
Bei Rapporterfassung ohne Anhang
  • Rapporte und weitere Rapporterfassungsunterlagen werden durch den Betrieb zwischengelagert und jeweils per Datum der Rapportverarbeitung in der Dokumentenverwaltung der RZ-Adresse im Ordner: 'Rapporte\JJJJ' unter dem Dateiname: 'RapporteJJMMTT' eingescannt.
  • Durch zählen wird kontrolliert, ob alle Dokumente korrekt eingescannt wurden.
  • Abschliessend wird die PDF-Datei der RZ gemailt und die Rapporte im Rapportordner abgelegt.
  • Die RZ muss die PDF-Datei in der Dokumentenverwaltung des Betriebs im Ordner: 'Rapporte\JJJJ' speichern und kann die gedruckten und sonstigen Rapporterfassungsgrundlagen nach der Rapporterfassungkontrolle vernichten.
  • Falls durch die RZ Mutationen oder Zusatzinformationen auf die Rapport geschrieben werden, müssen diese Rapporte wie oben beschrieben in der Dokumentenverwaltung eingescannt und zur Ablage dem Betrieb gemailt werden.
  • Der Betrieb muss die Rapporte mit Mutationen ausdrucken und mit dem Original zusammen im Rapportordner ablegen.