Arbeiten nach einem Kundenbesuch

Letzte Mutation: 14.03.2023
 
 
Einleitung
Damit der Kundenbesuch auch für Vorgesetzte und MitarbeiterInnen nachvollziehbar und gewinnbringend ist, müssen nach einem Kundenbesuch folgende arbeiten erledigt werden.
 
 
Nacherfassen
Am Besten rufen wir innert 7 Tagen nach dem Besuch nochmals an und kommen unter einem Vorwand (z.B. Ergänzungsfragen) nochmals mit der Kontaktperson ins Gespräch. Ziel dieses Anrufes ist, der Kontaktperson unser Unternehmen nochmals in Erinnerung zu rufen, sodass er beim nächsten Personalbedarf zuerst an uns denkt. Kommt es zu einem ersten Auftrag, versuchen wir, die entsprechenden Unterlagen persönlich vorbei zu bringen. Dadurch erhalten wir die Gelegenheit, die persönliche Beziehung weiter zu vertiefen.
Gemäss Beziehungsentwicklung, (können auch weitere Massnahmen z.B. Einladung zum Mittagessen usw.) sinnvoll werden.
Falls eine Betriebsführung gemacht wurde, kann mittels Vorlagebrief 'Kundenbesuch Dankensbrief' aus dem Textsystem des Adressstammes, der Kontaktperson dafür gedankt werden.
 
 
Datenverwaltung nach einem Firmen- oder Kundenbesuchs
Nach dem Besuch mutieren sie das bestehende Kundenbesuchs-Protokoll gemäss Notizen und übertragen die Angaben in den entsprechenden Bereich im Adressstamm. Zusätzlich wird das Besuchsprotokoll in der Dokumentenverwaltung der Kontaktperson eingescannt.
Wenn das 'Kundenstammblatt' ausgefüllt wurde, müssen diese Informationen auch im entsprechenden Bereich des Adressstammes erfasst und das Kundenstammblatt eingescannt werden.
Falls Kundenbestellungen (Temporär oder Dauerstelle) aufgenommen wurden, müssen diese im Adressstamm, Register [Stellenvakanzen] erfasst und gemäss Kapitel 'Stellenmeldepflicht' dem RAV gemeldet werden.
Durch saubere und transparente Verwaltung der erlangten Informationen, schaffen Sie die Basis für:
  • Vereinbarungen, Aufgaben und Pendenzen zu verwalten und nicht zu vergessen.
  • Die Verwaltung der besprochenen Themen und Informationen, für Sie und Ihre Arbeitskollegen und eventuelle Nachfolger.
  • Die Nachvollziehbarkeit für Vorgesetzte und somit die Basis für die Qualitätsprüfung, statistische Auswertungen und interne Diskussionen zu schaffen.
 
 
Verantwortlichkeiten und Kommunikation gegenüber Vorgesetzten und MitarbeiterInnen
Damit für interne Vorgesetzte die Menge und Qualität der Besuche überprüfbar ist, muss das ausgefüllte und eingescannte 'Besuchs-Protokoll' jedes Firmen- und Kundenbesuches, dem verantwortlichen Vorgesetzten mittels E-Mail-Anhang zugestellt werden.
Es ist auch empfehlenswert, bei einer täglichen Sitzung weiteren MitarbeiterInnen den Kundenbesuch und den daraus gewonnen Erfahrungen, Informationen und Resultate mitzuteilen, wenn diese Informationen für das Unternehmen und andere MitarbeiterInnen gewinnbringend sind.