Die Kreditorenverarbeitung erfolgt in der Regel gemäss folgender Arbeitsteilung zwischen Betrieb/Mandant und der Treuhandstelle.
Hinweis: Treuhandstelle kann eine Mandanten interne Abteilung / Person oder eine extern beauftragte Treuhandstelle z.Bsp. B&F sein.
Allgemeines zur Kreditorenverarbeitung
Die Kontrolle betreffend Korrektheit und Vollständigkeit (siehe dazu Unterkapitel 'Formvorschriften zu einer MWSt-konformen Rechnung') der vorliegenden Rechnungen ist die Aufgabe des Betriebs bzw. der Mandantin.
Falls kein Einzahlungsschein vorhanden ist, muss ein solcher durch den Betrieb/Mandant beim Lieferanten telefonisch bestellt werden bevor die Rechnung der Treuhandstelle zur Verarbeitung zugestellt wird!
Arbeitsablauf Betrieb/Mandant
Sämtliche Lieferscheine und Kreditoren-Rechnungen werden im Fach 'KREDITOREN' abgelegt. Dabei werden eventuell vorhandene Lieferscheine mit den Fakturen verglichen und danach fort geworfen.
Einmal wöchentlich werden die kontrollierten Rechnungen zur Erfassung im Kreditorenprogramm, bzw. zur Weiterverarbeitung der zuständigen Person der Treuhandstelle zugestellt.
Einmal wöchentlich werden die fälligen Kreditoren durch die Mandantin überwiesen und das Zahlungsjournal, (welches automatisch durch das System gedruckt wird) mit der Bank-Belastungsanzeige zusammen im Ordner 'Bankbelege' abgelegt.
Hinweis: Wenn die Treuhandstelle für die Verwaltung der Bankbelege zuständig ist, müssen die Belege gemäss Kapitel 'Bankbelege verarbeiten & Saldoabstimmung' der Treuhandstelle weitergeleitet werden.
Arbeitsablauf Treuhandstelle (wenn die Kreditorenbelege vom Treuhandstelle verwaltet werden)
Wöchentlich erhält die Treuhandstelle vom Betrieb/Mandant die Kreditoren-Unterlagen:
Die Kreditoren werden unter dem Menü 'Kreditoren', 'Rechnungen' erfasst, bzw. eingelesen.
Die erfassten Kreditoren (exkl. Einzahlungsschein); werden im Ordner 'Bezahlte Kreditoren' alphabetisch (der letzte Beleg am Anfang) abgelegt.
Arbeitsablauf Treuhandstelle (wenn die Kreditorenbelege vom Mandant verwaltet werden)
Wöchentlich erhält die Treuhandstelle vom Betrieb/Mandant die Kreditoren-Unterlagen:
Die Kreditoren werden unter dem Menü 'Kreditoren', 'Rechnungen' erfasst, bzw. eingelesen.
Die erfassten Kreditoren (exkl. Einzahlungsschein); werden der Mandantin zur Ablage im Ordner 'Bezahlte Kreditoren' zugestellt. Diese ist für die alphabetische Ablage (der letzte Beleg am Anfang) zuständig.
