Es gilt grundsätzlich, 'für jeden Geschäftsfall muss ein Beleg vorhanden sein'.
Zahlungsaufträge (von Lohn-, DTA und DTA-SB Akontoüberweisungen sowie Kreditorenzahlungen) werden (falls vorhanden) mit der Belastungsanzeige der Bank zusammengeheftet.
Bankauszüge müssen je nach Betriebsgrösse (wöchentlich, monatlich oder pro Quartal) mit allen Detailbelegen zusammen in einem bezeichneten Register im Bankordner abgelegt werden.
In folgender Beschreibung gehen wir davon aus, dass die Bankbelege in einer Arbeitsteilung (zwischen Betrieb/Mandant und Treuhandstelle) verarbeitet werden, die Bankbelege wöchentlich abgelegt und die Treuhandstelle für das Abbuchen der Kundenzahlungen und die Archivierung der Bankbelege verantwortlich ist.
Hinweis: Treuhandstelle kann eine Mandanten interne Abteilung /Person oder extern beauftragte Treuhandstelle z.Bsp. B&F sein.
Die für das wöchentliche Abbuchen der Kundenzahlungen zuständige Treuhandstelle benötigt zur Kontrolle einen wöchentlichen Bankauszug und evtl. vom Einsatzbetrieb zugestellte Zahlungs Avis.
Die Mandantin ist für die Beschaffung, die Zusammenstellung aller Bankbelege (Bankauszüge inkl. Gutschrifts- und Belastungsanzeigen etc.) inkl. Kontierung gemäss folgender Kontierungsliste, sowie das pünktliche Zustellen der Bankbelege an die Treuhandstelle verantwortlich.
Kontierungsliste(in der Spalte 'zu Ihren Gunsten' auf dem Bankauszug gebucht)
Geschäftsfall
Farbe
Konto
Zahlungsauftrag von Lohnüberweisung
keine
---
Akontoüberweisungen (DTA + DTA-SB)
keine
---
Daueraufträge für intern Angestellte
Grün
2010
Barbezüge (Kasseneinlagen)
Gelb
1995
(in der Spalte 'zu unseren Gunsten' auf dem Bankauszug gebucht)
Geschäftsfall
Farbe
Konto
Versicherungs Taggeldauszahlungen für Temporärpersonal
Gelb
4006
Versicherungs Taggeldauszahlungen für internen Angestellten
Gelb
5006
Kundenrückerstattung von Werbekosten
Gelb
4800
Sammelgutschriften, die nicht nur Kundenzahlungen betreffen
Gelb
Div.
Kundenzahlungen (mit- und ohne ESR)
keine
---
Hinweise:
Bei der Kontierung muss das Konto auf dem Bankauszug und den Beleg notiert werden.
Auf dem Bankauszug muss der Betrag und das Konto mit der entsprechenden Farbe versehen.
Alle Geschäftsfälle bei denen Unklarheit besteht, werden gelb markiert. Diese werden in einer periodischen Routine durch eine dafür verantwortliche Person der Treuhandstelle kontiert.
Die Bankbelege werden vom Mandant (pro KW oder Monat gemäss Bankauszug ) zusammengestellt.
Die Bankbelege werden spätestens nach Vorliegen aller Belege einmal monatlich der Treuhandstelle zur Kontrolle und Erfassung der Geschäftsfälle zugestellt.
Barbezugsbelege müssen kopiert werden. Ein Beleg kommt zu den Kassen- und einer zu den Bankbelegen.
Falls ein Barbezug keine Kasseneinlage ist, muss der Verwendungszweck darauf notiert werden.
Geschäftsfälle ohne Farbe / Kontierung, werden automatisch durch das System gebucht.
Kontrolle und Saldoabstimmung
Nachdem alle Buchungen erfasst sind, wird wie folgt der Saldo des Bankkonto kontrolliert:
Öffnen Sie das Menü 'Konten drucken' unter 'Hauptbuch'.
Selektionieren Sie das Bankkonto (in der Regel Konto '1020') und die Periode '01.01.JJJJ - 31.12.JJJJ'
Öffnen Sie mittels Schaltfläche [Druckvorschau] das Kontoblatt
Vergleichen Sie den Saldo per bestimmten Datum mit dem des Bankauszuges
Wenn der Saldo nicht übereinstimmt, gehen Sie wie folgt vor:
Ermitteln Sie den letzten Zeitpunkt, an welchem der Saldo mit dem Bankauszug übereinstimmte
Drucken Sie das Kontoblatt ab diesem Zeitpunkt aus.
Ermitteln Sie durch chronologischen Vergleich die Ursache der Saldodifferenz
Erfassen Sie die Korrekturen
Vergleichen Sie den Saldo gemäss Punkt 4
Wenn der Saldo übereinstimmt, markieren Sie diesen auf dem Bankauszug und machen Sie eine Notiz, wie z. Bsp. 'Datum, Saldo OK inkl. Ihrem Kurzzeichen'
