Wenn Sie bei der Spida-Pensionskasse angeschlossen sind, müssen dieser die BVG-Daten für jeden Monat bis zum Ende des Folgemonats (Januar-Daten müssen bis ende Februar) zugestellt werden.
Voraussetzungen betreffend BVG-Daten Export:
Eintritte
Vor dem Einreichen der Monatsliste alle Eintritte für den Meldemonat per 1. des Monats im connect erfassen.
Hinweise
Mit dem koordinierten Jahreslohn, identisch mit dem entsprechenden Eintrag auf der eingereichten Monatsliste.
Keine Eintritte erfassen für Personen, die nicht auf der aktuell eingereichten Liste aufgeführt sind.
Alle Personen, die auf der gemeldeten Monatsliste aufgeführt sind, müssen vorab via connect erfasst haben
Wenn die AHV-Nr. unbekannt ist, bitte keine Pseudo-AHV-Nr. verwenden (z.B. 756.9999.9999.99), sondern Feld für AHV-Nr. leer lassen und Eintritt nachreichen, sobald die AHV-Nr. bekannt ist.
Austritte
Vor dem Einreichen der Monatsliste alle Austritte für den Meldemonat per Monatsende im connect erfassen und prüfen, dass die korrekte, aktuelle Adresse im connect besteht.
Bedingung für Austritt: seit min. 2 Monaten keine Anstellung / Lohn mehr oder einen Übertritt in eine andere Firmahat.
Workflow zum BVG-Daten Export für die PensionskasseSpida:
Öffnen Sie unter dem Menü 'Personal', das Untermenü 'Daten-Export'.
Selektionieren Sie den 'Monat' und das 'Jahr' für welchen Sie die BVG-Daten aufbereiten möchten.
Prüfen Sie, dass im Feld 'Export für' die 'SPIDA' zugewiesen ist.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Daten anzeigen], damit die entsprechenden BVG-Daten aufgelistet werden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [In Excel exportieren], damit die BVG-Daten in eine Excel-Datei exportiert werden.
Als Gegenkontrolle zu der Spida Liste, wählen Sie im Feld 'Export für' die PK 'swissstaffing' und klicken Sie auf die Schaltfläche [In Excel exportieren], damit Sie eine Liste mit den BVG-Beiträgen zum kontrollieren haben (da die Spida Liste nur die Lohnsummen ausweist und keine BVG-Beiträge).
Wie folgt, prüfen dass die BVG-Liste korrekt ist:
Unter dem Menü 'Hauptbuch', 'Konten' öffnen.
Im Feld Konto: das Konto '2003 Kreditor BV' wählen
Im Feld Belegdatum: den selben Monat, für welche die BVG-Liste erstellt wurde, auswählen.
Prüfen Sie, dass der Totalbetrag in der Spalte 'Haben' mit dem gemäss swissstaffing Liste übereinstimmt.
Hinweis Die VK-Beiträge fehlen auf Liste der swissstaffing, was einen entsprechenden Differenzbetrag rechtfertigt.
Wenn der Betrag nicht übereinstimmt ermitteln Sie, welche Person/en gemäss Konto 2003 auf der
BVG-Liste fehlen.
Ermitteln Sie, weshalb die Personen auf der BVG-Liste fehlen.
Prüfen Sie, dass alle Personen auf der BVG-Liste enthalten sind.
Hinweise:
Die Excel-Datei wird im Quellordner der Dokumentenverwaltung bei der zuständigen Pensionskasse gespeichert.
Der Name der Excel-Datei erhält automatisch das Format 12345202101.XLS' 12345=Firmen-Code, 2021=Jahr, 01=Monat.
Die Excel-Datei wird nun noch gemäss folgender Beschreibung der Pensionskasse Spida zugestellt.
Excel-Dateien an die 'Pensionskasse Spida' mailen:
Öffnen Sie im Adressstamm die Pensionskasse Spida.
Öffnen Sie das Register [Dokumente] und markieren Sie dort die zuvor gespeicherten Excel-Dateien.
Mittels Kontextmenü, 'senden an', wird automatisch ein E-Mail inkl. Excel-Dateien als Anhang generiert.
Im Mailprogramm können Sie noch den Textbaustein für die Pensionskasse übernehmen und anpassen.
Hinweise und Erläuterungen zu den Berichtsspalten:
Der Jahreslohn für ArbN mit Stundenlohn wird auf der monatlichen BVG-Basis mal 12 berechnet.
Für ArbN mit einem BVG-Pauschalabzug wird der BVG-Abzug / BVG-% gemäss ArbN-Alter * 100 * 12 berechnet.
