Damit die im Comatic/TWM integrierte 'Dokumentenverwaltung' optimal genutzt werden kann, bedarf es einer einheitlichen, transparenten internen Organisation betreffend Verwaltung, bzw. Namensbezeichnungen der Ordner, sowie der Vorlagen- und Ablage-Dokumente.
Zudem müssen alle internen Mitarbeiter über diese Logik informiert werden und sich daran halten, damit alle gemäss den selben Konventionen die Dokumente verwalten.
Zudem können 'Standard Ordnerstrukturen' gemäss Kapitel 'Dokumente' erstellt werden.
Damit die Dokumentenvorlagen in Gruppen sortiert in der Dokumentenverwaltung zur Auswahl stehen, müssen unbedingt folgende Namenskonventionen eingehalten werden:
Vorlagen für Personen: Beginnen mit 'Personal' + 'Vorlagename'
Vorlagen für alle Firmen: Beginnen mit 'Firma' + 'Vorlagename'
Vorlagen für alle Kontaktpersonen: Beginnen mit 'KP' + 'Vorlagename'
Vorlagen für bestimmte Firmen: Beginnen mit 'Firma' + 'Firmenname' + 'Vorlagename'
Hinweis: Wählen Sie möglichst einen kurzen Vorlagenamen, welcher trotzdem über den Zweck informiert.
