Personalstammerfassung

Letzte Mutation: 11.07.2019

Einleitung

Die Erfassung von Personal ist grundsätzlich von der Geschäfts spezifischen Organisation abhängig.

Im Folgenden wird eine sinnvolle, logische und empfehlenswerte Arbeitsteilung zwischen Frontpersonal (PB) und dem Backoffice, bzw. Administrationspersonal beschrieben.

Im Personalstamm besteht ein Pendenzenfenster, in welchem permanent die Daten auf Vollständigkeit überprüft werden und dem Anwender je nach Situation angezeigt wird, was noch pendent ist.

Weitere Informationen zu den Prüfungen der Datenerfassung im Personalstamm finden Sie im Kapitel Prüfungen im Personalstamm.

Wir unterscheiden folgende Arten von Bewerbungen:

elektronisch:

persönlich:

schriftlich:

telefonisch:

Internet-Plattform oder E-Mail

BewerberIn kommt ins Büro

Bewerbungsdossier erhalten per Fax oder Post

BewerberIn nimmt telefonischen Kontakt mit PersonalberaterIn auf

Abhängig von der Bewerbung, bestehen unterschiedliche Arten und Mengen der Bewerberdaten, welche folglich auch unterschiedlich erfasst werden.

Frontpersonal

Das Frontpersonal ist für die Beschaffung der nötigen Bewerberdaten, die Erfassung der Grunddaten, Qualifikation, Selbstbeurteilung und Referenzen, sowie die Vorselektion und den Eignungsentscheid verantwortlich. Datenergänzungen können bei entsprechender personeller Besetzung delegiert werden.

Grunddaten:

Arbeiten für Bewerber, welche aufgrund einer positiven Vorselektion im System erfasst werden:

Prüfen, ob Personalien bereits im Personalstamm erfasst sind
Daten im Übersichtsbereich Personenanschrift erfassen
Weitere Daten gemäss Infos im Pendenzenfenster erfassen, bis alle Pendenz abgearbeitet sind.

Selektionsdaten:

Qualifikationsblatt
Selbstbeurteilung
Referenzen

Datenbeschaffung bei persönlichem Treffen mit BewerberIn auf dem Büro:

Bewerbungsunterlagen verlangen und einscannen oder importieren
Personal-Fragebogen drucken, ausfüllen lassen und prüfen
BewerberIn mittels Digitalkamera fotografieren und Foto übernehmen
Vorgehen, Termin und evtl. Pendenzen vereinbaren und evtl. History-Pendenz generieren

Wenn der Eignungsentscheid negativ ist:

Im Personalstamm zur ABC-Analyse den Entscheid mutieren und im Bemerkungsfeld Begründung notieren
BewerberIn telefonisch über den Entscheid orientieren

Wenn der Eignungsentscheid positiv ist:

Im Register [Stellensuche] Angaben zur Temporären- und Dauerstelle gemäss Personal-Fragebogen erfassen
Im Register [Qualifikationen] Berufe, Branchen inkl. Berufserfahrungen gemäss 'Qualifikationsblatt' erfassen
Evtl. Pendenzen im Register [History] erfassen

Wenn BewerberIn vermittelt wurde:

Daten gemäss Infos im Pendenzenfenster erfassen, bis alle Pendenzen abgearbeitet sind.

Administrationspersonal

Das Administrationspersonal muss die Arbeiten gemäss Erfassungsstatus des Personal-Fragebogen wie folgt erledigen:

Personen, für die der Eignungsentscheid negativ ausfiel, mittels entsprechendem Absage per E-Mail oder Brief informieren und evtl. Unterlagen retournieren.
Eventuelle Referenzen gemäss Personal-Fragebogen erfassen
Personal-Fragebogen, Zeugnisse und weitere Unterlagen sowie evtl. Lebenslauf einscannen
Bei BewerberInnnen, welche einen ungeeigneten Lebenslauf haben, deren Laufbahn im Register 'Laufbahn' erfassen.

Hinweis: Das wird in der Regel nur gemacht, wenn eine Stellenvakanz vorliegt auf welche das entsprechende Bewerbungs-Dossier passt und dem Kunden zugestellt werden kann.

Bei elektronischer Bewerbung mit ASCII-Datei: (Voraussetzung ist das TWM Internet-Modul)

ASCII-Datei importieren, Anhänge in Dokumentenverwaltung importieren und prüfen
Bei fehlenden Daten, diese beschaffen oder eine Pendenz generieren.