Kundenbesuch und Präsentation
Letzte Mutation: 19.04.2021
Einleitung
Damit ein Kundenbesuch professionell und möglichst positiv ist, sollten Sie sich unbedingt gemäss Kapitel
Kundenbesuch und Präsentation
Die Vorgehensweise und Präsentation bei einem Kundenbesuch wird in der Regel durch die internen Anweisungen der Vorgesetzten, den Erfahrungen, sowie den bestehenden Präsentationsunterlagen geprägt und setzt sich durch folgende drei Teile zusammen:
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Begrüssung, Gesprächseinstieg und persönliche Vorstellung
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Präsentation mittels vorhandenen Präsentationsunterlagen.
Abschluss des Gesprächs und Verabschiedung
1. Die Begrüssung- und der Gesprächseinstieg sollten wie folgt ablaufen
Ziele des ersten Teils: Angenehmes Klima, Beziehung aufbauen, kennen lernen, Vertrauen aufbauen.
1. Wenn unser Gesprächspartner erscheint, stehen wir auf und suchen sofort den Augenkontakt, begrüssen ihn mit einem festen Händedruck und stellen uns mit Vorname, Name und Firmenname vor.
2. Wir bedanken uns dafür, dass er Zeit für uns hat und wir die Gelegenheit erhalten uns vorzustellen und übergeben ihm unsere Visitenkarte.
3. Wir lassen uns die Zeit für den Besuch bestätigen.
Im Unterkapitel 'Tipps zur Gesprächsführung' finden Sie diverse Informationen zur Gesprächsführung und dem Verhalten während eines Firmen- oder Kundenbesuches.
Persönliche Vorstellung
Punkte für eine gute persönliche Vorstellung
In den äusseren Rahmen der Begrüssung gehört auch die persönliche Vorstellung des Vortragenden.
Diese darf nur unterbleiben, wenn diese bereits erfolgte.
Welche Informationen über den Namen hinaus von Interesse sind, hängt von der Zielsetzung und der Zielgruppe der Gesprächspartner ab.
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Funktion und Aufgabe im Unternehmen,
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Ausbildung, Fachrichtung,
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Berufliche Erfahrungen und bisherige Tätigkeiten und dergleichen mehr.
Die persönliche Vorstellung lässt sich sehr gut durch eine geeignete Visualisierung unterstützen. Diese kann kurze Angaben zu den wichtigen Daten der Person enthalten, die Sie selbst noch einmal verbal in zwei, drei Sätzen vortragen. Benutzen Sie die Vorstellung Ihrer Person nicht als Argument für Ihre Kompetenz oder dergleichen. Die Vorstellung soll Informationsbedürfnisse, bzw. die Neugier der Gesprächspartner befriedigen. Diese möchten wissen:
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Wer ist das, der hier vorträgt?
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Welche Erfahrungen hat er?
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Die Gesprächspartner wollen sich ein Urteil über Sie bilden. Bilden Sie eine kurze Geschichte über sich. Das bedeutet, je nach Gesprächspartner, etwas über Ihren Werdegang, Ihren Hintergrund zum Thema. Je nach Gesprächspartner und Thema kann es angebracht sein, einen kurzen Einblick in Ihr Privatleben zu geben.
Warum eine Geschichte? Betrachten wir das an einem Beispiel:
Sie interessieren sich für Tennis und Ihnen wird jemand vorgestellt. Während der Vorstellung wird erwähnt, dass er oder sie gerne Tennis spielt. Jetzt haben Sie doch eine Gemeinsamkeit, eine Brücke zum anderen.
Beim nächsten Treffen erinnern wir uns so eher wieder an die Person, als wenn wir keine 'Brücke' zu ihr bauen konnten.
Wichtig: Ihre persönliche Vorstellung sollte kurz, max. zwei Minuten dauern.
Beispiel des Inhalts Ihrer persönlichen Vorstellung
Mein Name ist Vorname Name
Ich habe eine technische / kaufmännische Ausbildung.
Nach der Lehre war ich einige Jahre in der Firma ........... als ................ tätig.
Als Weiterbildung habe ich die Handelsschule / .............................. absolviert.
Ich bin seit …… beim Personaldienstleister als Personalberater tätig.
Seit ........ bin ich verantwortlich für ................................. .
Mein Hauptgebiet ist: ............................ / ich betreue................................. .
Hobbys und Sport sind nur dann von Bedeutung, wenn es einen Bezug zum Thema gibt!
Erkundigungsteil des Gesprächs
Der Erkundigungsteil besteht aus W-Fragen, welche gemäss Besuchsprotokoll gestellt werden.
Die Antworten werden auf dem Besuchsprotokoll notiert, bzw. festgehalten.
Ziel des Erkundigungsteils ist
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Die Erwartungen des Gesprächspartners und des Unternehmen festzustellen.
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Fehlende Informationen zur vervollständigt der Datenbank und dem Besuchsprotokoll ermitteln.
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Mit dem Gesprächspartner ein Dialoggespräch aufzubauen.
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Mögliche Referenzen (wenn möglich aus der gleichen Branche) erwähnen.
2. Präsentation mittels vorhandenen Präsentationsunterlagen
Die Präsentationsunterlagen inkl. Kundenbesuchs-Protokoll bilden die Basis eines Firmen- oder Kundenbesuchs. Die Präsentation wird in der Regel unmittelbar nach dem abarbeiten des Besuchsprotokoll vorgenommen. Mit der Präsentation werden die Dienstleistungen einzeln vorgestellt, welche in der Dokumentation abstrakt beschrieben sind.
Bei Interesse an einer speziellen Dienstleistung (z. Bsp. Outsourcing), kann als Ergänzung zur Präsentation der Ordner 'Dienstleistungen' und der Ordner 'Unterlagen zum Abgeben' zur Hand genommen werden.
Bei der Präsentation sollten die Standarddienstleistungen (Temporärpersonal und Personalvermittlung) nur abstrakt (mit den Vorteilen gegenüber der Konkurrenz) vorgestellt werden. Dafür sollte, wenn möglich, die speziellen Outsourcing- Dienstleistung näher erläutert werden.
Durch Fragen sollte das Interesse des Kunden an einer Outsourcing- Dienstleistung festgestellt werden. Bei Interesse, kann nach der Präsentation oder sofort mittels Ordner 'Dienstleistungen' die Dienstleistung im Detail vorgestellt und die entsprechenden Unterlagen abgegeben, bzw. gezeigt werden.
Wichtig:
Beachten Sie immer die Bedürfnisse des Kunden. Ihre Präsentation soll auf den Kunden ausgerichtet sein.
Wichtig ist, nicht was Sie anbieten, sondern was der Kunde braucht!
Achten Sie während der Präsentation sowie auch in der Diskussion auf die Fragen des Kunden. Hören Sie genau zu, hinterfragen Sie bevor Sie argumentieren. Argumentieren Sie erst, wenn Sie absolut sicher sind, dass Sie die Frage oder den Einwand des Kunden richtig verstanden haben. Nur wenn Sie den Kunden verstehen, können Sie seine Fragen und Einwände richtig beantworten.
Dienstleistungen Präsentation mittels Ordner und Abgabeunterlagen
Die Ordner 'Dienstleistungen' und 'Unterlagen zum Abgeben' sind die Ergänzung zur Präsentation. Mittels Ordner 'Dienstleistungen' werden die speziellen Dienstleistungen vorgestellt und erläutert.
Falls die Kontaktperson Interesse an einer Dienstleistung zeigt, können die dienstleistungsspezifischen Unterlagen aus dem Ordner 'Unterlagen zum Abgeben' übergeben werden.
Die 'Dienstleistungen' werden wie folgt vorgestellt:
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Das Personal- Outsourcing gemäss Übersicht Seite 3 abstrakt präsentieren
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Bei Interesse wird die entsprechende Dienstleistung gemäss Detailbeschreibung erläutert und die entsprechenden Unterlagen übergeben werden.
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Anschliessend werden noch die Vorteile der Dauerstellenvermittlung-, Rückvergütungen- und Treuhand- Dienstleistungen gemäss den spezifischen Kapitelbeschreibungen erläutert und bei Interesse die entsprechenden Unterlagen abgegeben.
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Allfällige Fragen und Notizen werden auf dem Besuchsprotokoll festgehalten.
Besuchs-Protokoll
Das Besuchs-Protokoll wird beim ersten Firmen- oder Kundenbesuch mittels Wordvorlage „Firma Kundenbesuchs-Protokoll“ in der Dokumentenverwaltung (mittels Kontextmenü) erstellt. Bei jedem weiteren Besuch wird das bestehende Protokoll als Basis genommen. Anschliessend wird das Protokoll auf Vollständigkeit geprüft, eventuelle Fragen eingegeben und ausgedruckt.
Das Protokoll bildet die Basis bei für jeden Besuch und enthält die zu behandelnden Themen und Fragen. Es enthält zusammenfassend die wichtigsten Angaben der Firma, Kontaktperson und des letzten Besuchs und bildet die Basis für das Controlling der Besuche durch den Partnerbetreuer.
Während dem Besuch werden anfallende Fragen auf dem Protokoll notiert. Nach dem Besuch wird das bestehende Besuchsprotokoll überarbeitet und die entsprechenden Daten im TWM Firmenstamm mutiert. (Details dazu finden Sie unten auf dem Besuchsprotokoll). Zudem wird das Besuchsprotokoll in der Dokumentenverwaltung der Firma eingescannt. Dabei wird als Name das Datum im Format „JJJJMMTT“ genommen.
3. Abschluss des Gesprächs und verabschieden
Möglichkeiten für einen bleibenden Gesprächsabschluss inkl. verabschieden:
