• Wenn Sie Kunden haben, deren Rechnungen nicht an den Factoringgeber abgetreten werden, müssen Sie beim Drucken der Rechnungen gemäss Kapitel 'Rechnungen mit- & ohne Abtretung an Factoringgeber' vorgehen.
• Wenn das TWM 'Web-Portal' lizenziert ist, werden zusätzlich durch anklicken dieser Schaltfläche, die Rechnungen inkl. die Rapporte ins persönlichen Web-Konto des Factoringgebers exportiert.
• Im Kapitel 'Factoring einrichten und verwalten' finden Sie Infos zu den Grundeinstellungen und der Buchungslogik.

• Die einmaligen Grundeinstellungen gemäss Kapitel 'Factoring einrichten und verwalten' wurden vorgenommen.
• Im Adressstamm, Register [Diverses] muss im Bereich 'Factoring' das Flag 'Exportieren' aktiviert sein.
• Es müssen abgetretene Debitorenrechnungen bestehen.
  Hinweise
• Damit der Adressexport alle Daten enthält, muss im Adressstamm bei allen Kunden, deren Rechnungen abgetreten werden, im Register [Identifikations-Nummern] die UID-Nr. gemäss HR-Auszug, bzw. Zefix zugewiesen werden.
• Wenn zur Bonitätsprüfung dem Factoringgeber eine einzelne Adresse zugestellt werden muss, kann aus dem Adressstamm, mittels Schaltfläche [Adressexport] diese in eine Excel-Datei exportiert werden.

• Im Adressstamm, Register [Diverses] muss im Bereich 'Factoring' das Flag 'Exportieren' aktiviert sein.
• Die Rechnung darf kein 'Export-Datum' enthalten.
• Rechnungskorrekturen, bzw. Gutschriften für abgetretene Rechnungen müssen unbedingt gemäss separater Beschreibung, welche Sie von B&F erhalten, vorgenommen werden. 
   

• Exceldatei neuer Einsatzfirmen zur Überprüfung (der Bonität und Festlegung der Kreditlimite) durch den Factoringgeber.
• Exceldatei aller Kunden, deren Rechnungen abgetreten werden.
• Exceldatei aller abgetreten Debitoren-Rechnungen.
• PDF-Datei aller abgetretenen Rechnungen
• PDF-Datei aller Rapporte zu den abgetretenen Rechnungen

• Mittels TWM-Modul 'Rapporterfassung mit Anhang' und den entsprechenden Einstellungen, können die Rechnungen inkl. Rapporte als 'PDF E-Mailanhang' direkt den Kunden und dem Factoringgeber zugestellt werden.
• Die Exceldateien werden in der TWM Dokumentenverwaltung des Factoringgebers zwischen- und endgespeichert.
• Zusätzlich werden diese Unterlagen aus der TWM Dokumentenverwaltung dem Factoringgeber per Mailanhang gemäss folgendem Kapitel 'Workflow Dokumente/Unterlagen für Factoringgeber erstellen/mailen' zugestellt.

• Unter 'Verkauf', 'Rechnungen', werden mittels der Schaltfläche [Factoringexport] alle Debitorenrechnungen, (welche die oben beschriebenen Bedingungen erfüllen), in zwei Excel-Dateien in der Dokumentenverwaltung des Factoringgebers zur Weiterleitung gespeichert.
• Zum Erstellen der PDF-Datei mit allen Dokumenten für den Factoringgeber, muss das ausgefüllte Deckblatt und die gedruckten Rechnungen (welche abgetreten werden) inkl. den dazugehörenden Rapporte eingescannt und in der Dokumentenverwaltung des Factoringgeber gespeichert werden.
  Hinweis Wenn die Rechnungen inkl. Rapporte mittels TWM-Modul 'Rapporterfassung mit Anhang' direkt den Kunden und dem Factoringgeber zugestellt werden, muss nur das Deckblatt eingescannt werden.
• Öffnen Sie im Adressstamm die Adresse des Factoringgebers.
• Öffnen Sie das Register [Dokumente].
• Markieren Sie alle Excel- und PDF-Dateien, welche Sie vorab für den Factoringgeber aufbereitet haben.
• Mittels Kontextmenü und Auswahl 'Senden an' wird automatisch eine Mail inkl. Anhänge generiert.
• Dem Mail kann mittels einem Vorab erstellten Textbaustein 'Factoring-Daten senden' ein Text zugewiesen werden.
• Erstellen Sie in der Dokumentenverwaltung des Factoringgebers:
• Einmalig den Ordner 'Abgetretene Debitoren',
• Jährlich einen Unterordner für das Geschäftsjahr z. Bsp. '2023'
• Per Datum der Unterlagenzustellung an den Factoringgeber einen Unterordner im Format 'JJMMTT'.
• Verschieben Sie alle Dokumente (die dem Factoringgeber gemailt wurden) in den Ordner gemäss Punkt 8.3.

• Durch das Anklicken der Schaltfläche [Factoringexport] werden folgende Mutationen durch das System vorgenommen:
• Alle Rechnungen, welche in die Excel-Datei exportiert werden, erhalten das Exportdatum 'heute'.
• Alle Adressen, welche exportiert wurden, erhalten im Register [Diverses] das Exportdatum 'heute'.
• Wenn Sie das Backoffice an B&F outsourcen und B&F für die Rapporterfassung und Rechnungsstellung zuständig ist, erledigt B&F das Erstellen der zwei Excel-Dateien (Punkt 1) und wenn nötig, die PDF-Datei mit den Rechnungen und Rapporte. Der Mandant ist für die Zustellung des Deckblattes an den Factoringgeber zuständig.
   
   

• Unter ‚Verkauf‘, ‚Rechnungen‘, zu korrigierende Rechnung öffnen und in der Druckvorschau als PDF-Datei speichern.
• Factoringgeber PDF-Datei der Rechnung per Mailanhang zustellen und beauftragen, diese zu löschen.
• Unter ‚Verkauf‘, ‚Rechnungen‘, zu korrigierende Rechnung löschen.
• In der Rapporterfassung entsprechende Korrekturen vornehmen.
• Mittels der nächstfolgenden Rapportverbuchung wird die neue, korrigierte Rechnung erstellt und an den Factoringgeber (mit den neu dazugekommenen Rechnungen) abgetreten.

• Unter dem TWM-Menü ‚Verkauf‘, ‚Rechnungen‘, wie folgt eine Gutschrift erstellen:
• Falsche, bzw. unkorrekte ‚Rechnungen‘ drucken.
• Mittels Schaltfläche [Neu] Rechnung, bzw. Gutschrift erstellen.
• Durch Eingabe der Kunden-ID oder des Kundenname im Feld ‚Name‘, Gutschrift den Kunden zuweisen.
• Rechnungs- und Lieferdatum auf das Datum gemäss unkorrekter Rechnung mutieren.
• Unter Positionen im Feld ‚Bezeichnung‘, ‚Gutschrift‘ erfassen, damit (der vorab einmalig erfasste Artikel) ‚Gutschrift‘ übernommen wird.
• Im Feld ‚Beschreibung‘, die ‚Rechnungs-Nr.:‘ der unkorrekten Rechnung erfassen.
• Im Feld Betrag den ‚Rechnungsbetrag‘ der unkorrekten Rechnung (mit Minus vorab) erfassen und PDF-Datei der Gutschrift erstellen.
• Gutschrift gemäss Kapitel 'Workflow Dokumente ...' exportieren und inkl. PDF-Gutschrift Factoringgeber zustellen.
• Nach dem Factoringexport, wird die unkorrekte ‚Rechnung‘ und ‚Gutschrift‘ gelöscht.
• In der Rapporterfassung entsprechende Korrekturen vornehmen.
• Mittels 'Rapportverbuchung in Debitoren' Rechnung neu erstellen.
• Die neue Rechnung gemäss Kapitel 'Workflow Dokumente..' exportiert.