Factoringexport

Letzte Mutation: 25.09.2023

Einleitung

Folgende Beschreibung ist für ein Factoring mit der A.B.S. Factoring AG.

Durch anklicken der Schaltfläche [Factoringexport] werden alle Debitorenrechnungen und Kunden, deren Rechnungen an einen Factoringgeber abgetreten werden, in Excel-Dateien exportiert und in der Dokumentenverwaltung des Factoringgebers zur Weiterleitung gespeichert.

Hinweise

Wenn Sie Kunden haben, deren Rechnungen nicht an den Factoringgeber abgetreten werden, müssen Sie beim Drucken der Rechnungen gemäss Kapitel 'Rechnungen mit- & ohne Abtretung an Factoringgeber' vorgehen.
Wenn das TWM 'Web-Portal' lizenziert ist, werden zusätzlich durch anklicken dieser Schaltfläche, die Rechnungen inkl. die Rapporte ins persönlichen Web-Konto des Factoringgebers exportiert.
Im Kapitel 'Factoring einrichten und verwalten' finden Sie Infos zu den Grundeinstellungen und der Buchungslogik.

Grundeinstellungen für den Factoringexport

Die Grundeinstellungen (welche durch B&F Solutions vorgenommen werden) sowie allgemeine Informationen zur Verwaltung der Debitoren bei einer Debitorenabtretung an einen Factoringgeber inkl. der Buchungslogik, finden Sie im Kapitel 'Factoring einrichten und verwalten'.

Voraussetzungen für den Adress- und Debitorenexport

Damit eine Adresse in die Exportdatei übernommen wird, bedarf es folgenden Bedingungen:

Die einmaligen Grundeinstellungen gemäss Kapitel 'Factoring einrichten und verwalten' wurden vorgenommen.
Im Adressstamm, Register [Diverses] muss im Bereich 'Factoring' das Flag 'Exportieren' aktiviert sein.
Es müssen abgetretene Debitorenrechnungen bestehen.

Hinweise
Damit der Adressexport alle Daten enthält, muss im Adressstamm bei allen Kunden, deren Rechnungen abgetreten werden, im Register [Identifikations-Nummern] die UID-Nr. gemäss HR-Auszug, bzw. Zefix zugewiesen werden.
Wenn zur Bonitätsprüfung dem Factoringgeber eine einzelne Adresse zugestellt werden muss, kann aus dem Adressstamm, mittels Schaltfläche [Adressexport] diese in eine Excel-Datei exportiert werden.

Damit eine Rechnung/Gutschrift in die Exportdatei übernommen wird, bedarf es folgenden Bedingungen

Im Adressstamm, Register [Diverses] muss im Bereich 'Factoring' das Flag 'Exportieren' aktiviert sein.
Die Rechnung darf kein 'Export-Datum' enthalten.
Rechnungskorrekturen, bzw. Gutschriften für abgetretene Rechnungen müssen unbedingt gemäss separater Beschreibung, welche Sie von B&F erhalten, vorgenommen werden.

Kommunikation und Belegarchivierung

Die Zwischen- und Endablage, sowie die Weiterleitung der vom Factoringgeber gewünschten Unterlagen, sind davon abhängig, ob der Mandant alles selber erledigt oder zum Teil ein Outsourcingpartner dafür zuständig ist. Zudem ist sie von der vereinbarten Arbeitsteilung zwischen Mandant und Outsourcingpartner abhängig.

In der Regel müssen dem Factoringgeber folgende Unterlagen zugestellt werden

Exceldatei neuer Einsatzfirmen zur Überprüfung (der Bonität und Festlegung der Kreditlimite) durch den Factoringgeber.
Exceldatei aller Kunden, deren Rechnungen abgetreten werden.
Exceldatei aller abgetreten Debitoren-Rechnungen.
PDF-Datei aller abgetretenen Rechnungen
PDF-Datei aller Rapporte zu den abgetretenen Rechnungen

Hinweise

Mittels TWM-Modul 'Rapporterfassung mit Anhang' und den entsprechenden Einstellungen, können die Rechnungen inkl. Rapporte als 'PDF E-Mailanhang' direkt den Kunden und dem Factoringgeber zugestellt werden.
Die Exceldateien werden in der TWM Dokumentenverwaltung des Factoringgebers zwischen- und endgespeichert.
Zusätzlich werden diese Unterlagen aus der TWM Dokumentenverwaltung dem Factoringgeber per Mailanhang gemäss folgendem Kapitel 'Workflow Dokumente/Unterlagen für Factoringgeber erstellen/mailen' zugestellt.

Workflow Excel-Dateien erstellen und Factoringgeber mailen

Folgende Beschreibung entspricht der Vereinbarung mit dem A.B.S. Factoring als Factoringgeber.

Unter 'Verkauf', 'Rechnungen', werden mittels der Schaltfläche [Factoringexport] alle Debitorenrechnungen, (welche die oben beschriebenen Bedingungen erfüllen), in zwei Excel-Dateien in der Dokumentenverwaltung des Factoringgebers zur Weiterleitung gespeichert.
Zum Erstellen der PDF-Datei mit allen Dokumenten für den Factoringgeber, muss das ausgefüllte Deckblatt und die gedruckten Rechnungen (welche abgetreten werden) inkl. den dazugehörenden Rapporte eingescannt und in der Dokumentenverwaltung des Factoringgeber gespeichert werden.

Hinweis Wenn die Rechnungen inkl. Rapporte mittels TWM-Modul 'Rapporterfassung mit Anhang' direkt den Kunden und dem Factoringgeber zugestellt werden, muss nur das Deckblatt eingescannt werden.
Öffnen Sie im Adressstamm die Adresse des Factoringgebers.
Öffnen Sie das Register [Dokumente].
Markieren Sie alle Excel- und PDF-Dateien, welche Sie vorab für den Factoringgeber aufbereitet haben.
Mittels Kontextmenü und Auswahl 'Senden an' wird automatisch eine Mail inkl. Anhänge generiert.
Dem Mail kann mittels einem Vorab erstellten Textbaustein 'Factoring-Daten senden' ein Text zugewiesen werden.
Erstellen Sie in der Dokumentenverwaltung des Factoringgebers:
Einmalig den Ordner 'Abgetretene Debitoren',
Jährlich einen Unterordner für das Geschäftsjahr z. Bsp. '2023'
Per Datum der Unterlagenzustellung an den Factoringgeber einen Unterordner im Format 'JJMMTT'.
Verschieben Sie alle Dokumente (die dem Factoringgeber gemailt wurden) in den Ordner gemäss Punkt 8.3.

Hinweise

Durch das Anklicken der Schaltfläche [Factoringexport] werden folgende Mutationen durch das System vorgenommen:
Alle Rechnungen, welche in die Excel-Datei exportiert werden, erhalten das Exportdatum 'heute'.
Alle Adressen, welche exportiert wurden, erhalten im Register [Diverses] das Exportdatum 'heute'.
Wenn Sie das Backoffice an B&F outsourcen und B&F für die Rapporterfassung und Rechnungsstellung zuständig ist, erledigt B&F das Erstellen der zwei Excel-Dateien (Punkt 1) und wenn nötig, die PDF-Datei mit den Rechnungen und Rapporte. Der Mandant ist für die Zustellung des Deckblattes an den Factoringgeber zuständig.

Workflow und Kommunikation bei Korrekturen:

Bestehende, an den Factoringgeber abgetretene Rechnungen dürfen nicht mutiert, bzw. korrigiert werden.

Die einfachste Korrektur für solche Rechnungen ist, wenn die Korrektur in einer Folgerechnung berücksichtigt wird.

Rechnungskorrekturen von Rechnungen, welche vom Einsatzbetrieb nicht akzeptiert werden und durch eine korrigierte neue Rechnung ersetzt werden müssen, erfolgen am besten gemäss folgenden Arbeitsschritten:

Wenn die Rechnung gelöscht und durch eine neue ersetzt wird

Unter ‚Verkauf‘, ‚Rechnungen‘, zu korrigierende Rechnung öffnen und in der Druckvorschau als PDF-Datei speichern.
Factoringgeber PDF-Datei der Rechnung per Mailanhang zustellen und beauftragen, diese zu löschen.
Unter ‚Verkauf‘, ‚Rechnungen‘, zu korrigierende Rechnung löschen.
In der Rapporterfassung entsprechende Korrekturen vornehmen.
Mittels der nächstfolgenden Rapportverbuchung wird die neue, korrigierte Rechnung erstellt und an den Factoringgeber (mit den neu dazugekommenen Rechnungen) abgetreten.

Wenn die Rechnung durch eine Gutschrift storniert und durch eine neue ersetzt wird

Unter dem TWM-Menü ‚Verkauf‘, ‚Rechnungen‘, wie folgt eine Gutschrift erstellen:
Falsche, bzw. unkorrekte ‚Rechnungen‘ drucken.
Mittels Schaltfläche [Neu] Rechnung, bzw. Gutschrift erstellen.
Durch Eingabe der Kunden-ID oder des Kundenname im Feld ‚Name‘, Gutschrift den Kunden zuweisen.
Rechnungs- und Lieferdatum auf das Datum gemäss unkorrekter Rechnung mutieren.
Unter Positionen im Feld ‚Bezeichnung‘, ‚Gutschrift‘ erfassen, damit (der vorab einmalig erfasste Artikel) ‚Gutschrift‘ übernommen wird.
Im Feld ‚Beschreibung‘, die ‚Rechnungs-Nr.:‘ der unkorrekten Rechnung erfassen.
Im Feld Betrag den ‚Rechnungsbetrag‘ der unkorrekten Rechnung (mit Minus vorab) erfassen und PDF-Datei der Gutschrift erstellen.
Gutschrift gemäss Kapitel 'Workflow Dokumente ...' exportieren und inkl. PDF-Gutschrift Factoringgeber zustellen.
Nach dem Factoringexport, wird die unkorrekte ‚Rechnung‘ und ‚Gutschrift‘ gelöscht.
In der Rapporterfassung entsprechende Korrekturen vornehmen.
Mittels 'Rapportverbuchung in Debitoren' Rechnung neu erstellen.
Die neue Rechnung gemäss Kapitel 'Workflow Dokumente..' exportiert.

Hinweis Für Korrekturen, welche in diesem Kapitel nicht beschrieben sind, bitten wir Sie, vorab mit B&F Solutions zu besprechen.