Die Rapportverarbeitung besteht aus der Rapporterfassung und Rapportverbuchung in den Lohn und Rechnung.
In den unten aufgeführten Kapitel finden sind Checklisten zur Rapportverarbeitung sowie den Workflow zur Rapporterfassung.
Diese dienen dem korrekten und chronologischen Ablauf der Rapportverarbeitung.
Rapport-Kommunikation:
Falls die Rapporte in einer Rechenzentrale (RZ) erfasst werden, empfehlen wir folgende Formular-Kommunikation:
Rapporte und weitere Rapporterfassungsunterlagen werden durch den Betrieb zwischengelagert und jeweils per Datum der Rapportverarbeitung in der Dokumentenverwaltung der RZ-Adresse im Ordner: 'Rapporte\JJJJ' unter dem Dateiname: 'RapporteJJMMTT' eingescannt.
Durch zählen wird kontrolliert, ob alle Dokumente korrekt eingescannt wurden.
Abschliessend wird die PDF-Datei der RZ gemailt und die Rapporte im Rapportordner abgelegt.
Die RZ muss die PDF-Datei in der Dokumentenverwaltung des Betriebs im Ordner: 'Rapporte\JJJJ' speichern und kann die gedruckten und sonstigen Rapporterfassungsgrundlagen nach der Rapporterfassungkontrolle vernichten.
Falls durch die RZ Mutationen oder Zusatzinformationen auf die Rapport geschrieben werden, müssen diese Rapporte wie oben beschrieben in der Dokumentenverwaltung eingescannt und zur Ablage dem Betrieb gemailt werden.
Der Betrieb muss die Rapporte mit Mutationen ausdrucken und mit dem Original zusammen im Rapportordner ablegen.
