Korrekturen & TWM-Mutationen

letzte Mutation 25.09.2018

Einleitung:

Wenn die Lohnabrechnung noch nicht überwiesen wurde, wird eine Lohnkorrektur in der Regel durch das Löschen der Lohnabrechnung und anschliessender Korrektur in der Rapporterfassung und erneutem verbuchen der Rapporte korrigiert.

Wenn die Lohnabrechnung bereits überwiesen wurde, muss die Lohnkorrektur in die nächste Lohnverarbeitung / Lohnabrechnung integriert werden. Dazu muss die Lohnkorrektur auf einem TWM-Mutationszettel (die Vorlage ist in der Textverarbeitung des Einsatzes) festgehalten werden, welcher mit den Rapporten zusammen aufbewahrt und verarbeitet wird.

Hinweise zu Lohnkorrekturen:

Bei Lohnkorrekturen unter der Lohnart '129 Lohnkorrektur' muss der Korrekturbetrag vom Grundlohn 2 (inkl. Ferien, Feiertags- und 13. Monatslohn) berechnet werden.
Lohnkorrekturen, welche gleichermassen auch eine Rechnungskorrektur ist, können unter bestimmten Voraussetzungen gemäss Kapitel Rechnungskorrekturen korrigiert werden.
Wenn das System bei der Rapportverbuchung feststellt, dass der Auszahlungsbetrag '<=0' ist, wird durch das System automatisch in der Rapporterfassung, Register [Akonto] sowie in der Lohnabrechnung ein Akontobetrag gebucht, welcher dazu führt, dass der Lohnauszahlungsbetrag ca. CHF 1.00 ist.

Wir unterscheiden Lohnkorrekturen in folgende Kategorien:

A. Arbeitnehmer mit Einsatz, bei welchen eine Lohnguthaben besteht

Bedingung für die Lohnkorrektur bildet ein Lohnguthaben, welches die Korrektur ermöglicht (ohne dabei eine neue Minuslohnabrechnung zu erzeugen).

Bei solchen ArbN wird die Lohnkorrektur in der Rapporterfassung mittels Lohnart 'Lohnkorrektur' oder 'Spesenkorrektur' korrigiert.

B. Ausgetretene ArbN, bei welchen kein Lohnguthaben besteht, müssen wie folgt unterschieden werden:

B.1 Positive Lohnkorrekturen, diese können mit einer Standardverarbeitung erfolgen.

B.2 Negative Lohnkorrekturen, diese müssen von einer berechtigten Person wie folgt korrigiert werden:

Unter dem Menu 'Personal', 'Zahlungsarchiv' wählen.
Im Bereich 'Einzelbuchungen' muss die fehlerhafte Lohnabrechnung markiert und mittels 'Delete' Taste gelöscht werden. (Anschliessend steht die Lohnabrechnung wieder zur Bearbeitung zur Verfügung).
Unter dem Menu 'Personal', 'Lohnabrechnungen' wählen.
Die entsprechende Lohnabrechnung ausdrucken und anschliessend löschen.
In der Rapporterfassung die Korrektur vornehmen und mittels Lohnart '400 Spezielles ohne SL-pflicht' Ausgleichsbetrag erfassen, damit der Auszahlungsbetrag mit dem alten übereinstimmt.
Rapporte wieder verbuchen.
Unter dem Menu 'Personal', 'Lohnabrechnungen' wählen und korrigierte Lohnabrechnung drucken, das Valuta-Datum im Lohnzahlungsfenster mit demjenigen der alten, bzw. 1. Lohnüberweisung mutieren und mittels Schaltfläche [Zahlungsauftrag] den Zahlungsauftrag (ohne die Dateiübertragung) ausführen.
Die 'MsgBox' wurde der Zahlungsauftrag korrekt ausgeführt' mit 'Ja' bestätigen.
Falls mittels Lohnart '400 Spezielles ohne SL-pflicht' erfasste Ausgleichsbetrag vom ArbN zurückverlangt wird, muss dem ArbN noch eine Rechnung gestellt werden. Dabei wird das Rechnungsdatum auf das Datum der Lohnüberweisung festgelegt und unter Positionen die Bezeichnung 'unser Guthaben aufgrund der Lohnkorrektur gemäss Lohnabrechnungsbeilage vom Datum' und das Konto auf '4090' festgelegt.

B.3 Fälschlicherweise doppelt ausbezahlte Lohnabrechnungbetrag, welche zurück gefordert wird:

Einleitung: Damit der Lohnausweis und die Jahresendabrechnungen für die Sozialversicherungen korrekt sind, muss die doppelt erstellte Lohnabrechnung wie folgt gelöscht und dem Mitarbeiter der fälschlicherweise doppelte Auszahlungsbetrag in Rechnung gestellt werden.

Unter dem Menu 'Personal', 'Zahlungsarchiv' wählen.
Im Bereich 'Einzelbuchungen' muss die fehlerhafte Lohnabrechnung markiert und mittels 'Delete' Taste gelöscht werden. (Anschliessend steht die Lohnabrechnung wieder zur Bearbeitung zur Verfügung).
Unter dem Menu 'Personal', 'Lohnabrechnungen' wählen.
Die entsprechende Lohnabrechnung ausdrucken und anschliessend die doppelte Lohnabrechnung markieren und mittels 'Delete' löschen.
Unter dem Menu 'Verkauf', 'Rechnungen' eine Rechnung für den Mitarbeiter erstellen.

Datum: 'Datum der Lohnbelastung gemäss Bankauszug'

Text: 'Rückforderung'

Zusatztext: 'Doppelt ausbezahlte Lohnabrechnung vom Datum? von CHF ?'

Betrag: 'Gemäss Lohnauszahlung'

Konto: 'Bankkonto, in der Regel 1020'

MWSt: '0' (ohne MWSt)

Hinweise:

Auf die ausgedruckte Lohnabrechnung wird ein Hinweistext geschrieben und im FiBu-Ordner unter dem Register 'Grundbücher' abgelegt.
Die Zahlung der Rechnung durch den Mitarbeiter wird wie Standard-Debitoren abgebucht.

Konventionalstrafen und Schadenersatz:

Konventionalstrafen müssen in zwei Arten unterteilt werden:

A. Konventionalstrafe/Schadenersatz, mit welcher das Lohnguthaben um einen Teil reduziert wird:

Ermitteln Sie den Betrag indem Sie die Anzahl Stunden mal den Grundlohn2 berechnen
Erfassen Sie den berechneten Betrag unter der Lohnart '830 Konventionalstrafe', bzw. '835 Schadenersatz'

B. Konventionalstrafe/Schadenersatz, mit welcher das gesamte Lohnguthaben storniert wird:

Deaktivieren Sie im Personalstamm, Register 'Zusatz' die Flagfelder Ferien- und 13.-Monatslohnanteil.
Falls Sie vorhandenes Fondguthaben auch verrechnen möchten, müssen Sie die Lohnart/en '136 Ferienfond Auszahlung', bzw. '141 13.-Mt.-Fond Auszahlung' erfassen.
Erstellen Sie in der Rapporterfassung, Register [Akonto] eine 'Provisorische Lohnabrechnung', öffnen Sie die Lohnabrechnung um die mögliche Konventionalstrafe zu ermitteln.
Löschen Sie die 'Provisorische Lohnabrechnung' und erfassen Sie unter der Lohnart '830 Konventionalstrafe', bzw. '835 Schadenersatz' den ermittelten Betrag.

Rückforderung von Akontozahlungen

Falls aufgrund fehlendem Lohnguthaben ein Akonto-Vortragsbuchung (in der Rapporterfassung, Register 'Akonto') generiert wurde und dieser Betrag (da für die Person kein Lohnguthaben mehr besteht und nicht mehr angestellt ist/wird) mittels Rechnung zurück gefordert wird, müssen folgende Aktionen getätigt werden:

Am Besten wird dem Mitarbeiter die Schuld mit (Text: 'Rückforderung der zuviel bezogenen Akontozahlung' Konto: '2010' ohne MWSt in Rechnung gestellt.
Nachdem die Rechnung bezahlt wurde, muss in der Rapporterfassung, Register 'Akonto' die Akontobuchung gelöscht werden. Anschliessend sollte im Leistungskalender der Saldo der Spalte 'Akonto' wieder Null sein.

Ausbuchen von Vortrag (VT) Akontozahlungen

Falls zuviel ausbezahlte Akontozahlungen, welche als Vortrag (VT) im Register [Akonto] der Rapporterfassung hängen bleiben nicht zurück gefordert werden können (z. Bsp. da die Person nicht mehr auffindbar ist) und deshalb der Akontobetrag abgeschrieben werden muss, ist folgende FiBu-Buchung zu tätigen:

Datum	Text	Soll-Kto.	Haben-Kto.
Gem. Akonto VT	Abschreibung der Akontozahlung für Name Vorname	4090	2010

Zudem muss in der Rapporterfassung, Register [Akonto] die Akonto-VT-Buchung gelöscht werden.

Hinweis: Das Ausbuchen von normalen Akontozahlungen (DTA, DTA-SB oder Bar) muss jeweils problemspezifisch mit dem B&F Personal analysiert und getätigt werden.

Quellensteuer-Korrekturen und Nachträge

QS-Korrekturen müssen unbedingt gemäss den Konventionen gemäss Kapitel 'Quellensteuer-Korrekturen' vorgenommen werden, damit die QS-Abrechnung vom QS-Amt akzeptiert wird.

BVG Korrekturen und Nachträge

BVG Korrekturen und Nachträge müssen wie folgt unter der Lohnart '601 BVG-Korrektur' erfasst:

Zur Berechnung eines BVG Nachtrags siehe Kapitel BVG-Verwaltung.

Erfassen Sie in der Rapporterfassung (im unteren Datumsbereich) die Lohnart '601 BVG-Korrektur', in der Spalte 'Lohn' den Betrag und wählen Sie in der Spalte 'Text', 'Lohn' aus inkl. in der Spalte 'Info' folgenden Text:

Bei Korrekturen, 'Korrektur betreffend?'

Bei Nachträgen, 'Nachtrag für Monat/e?'

Hinweis: Der erfasste Text wird beim Aufbereiten der BVG Korrekturdaten und Excel-Datei in die Spalte 'Bemerkungen' übernommen und informiert die Pensionskasse über den Grund der Korrektur, bzw. Nachtrag.

Infos zu Rechnungskorrekturen finden Sie im Kapitel Rechnungskorrekturen.

Folgende Korrekturen können nur durch B&F erledigt werden:

Verbuchungsstatus der Rapporte mittels SQL-Abfrage mutieren:

Ermitteln der Rapporte, welche mutiert werden müssen (Personal-ID und KW).
SQL-Abfrage öffnen.
Abfrage 'Rapportzeilen' ausführen.
Betreffende Rapporte durch Eingabe von (Personal-ID, Jahr und Woche) selektionieren.
In entsprechenden Zeilen, in Spalte 'jStatus' den Status gemäss folgender Tabelle mutieren, bzw. zurücksetzen.
Wenn der 'jStatus' auf '1' gesetzt wird, muss zudem in der Spalte 'jLohnZahlung_ID' und 'jFaktura_ID' die ID auf '0' mutieren werden.
Wenn der 'jStatus' auf '3' gesetzt wird, muss zudem in der Spalte 'jLohnZahlung_ID' die ID auf '0' mutieren werden.
Wenn der 'jStatus' auf '4' gesetzt wird, muss zudem in der Spalte 'jFaktura_ID' die ID auf '0' mutieren werden.
jRapportZeilenID der entsprechenden Zeile notieren.
Abfrage 'RapportzeilenDetails' ausführen.
In Spalte 'jRapportZeilenID', die gemäss Punkt 6 notierte ID als Selektion erfassen.
In entsprechenden Zeilen, in Spalte 'jStatus' den Status gemäss folgender Tabelle mutieren, bzw. zurücksetzen.
Wenn der 'jStatus' auf '1' gesetzt wird, muss zudem in der Spalte 'jLohnZahlung_ID' und 'jFaktura_ID' die ID auf '0' mutieren werden.
Wenn der 'jStatus' auf '3' gesetzt wird, muss zudem in der Spalte 'jLohnZahlung_ID' die ID auf '0' mutieren werden.
Wenn der 'jStatus' auf '4' gesetzt wird, muss zudem in der Spalte 'jFaktura_ID' die ID auf '0' mutieren werden.

Verbuchungsstatus der Rapporte:

0	Unbekannt
1	Erfasst
2	Diverses
3	Fakturiert
4	Lohnabrechnung
9	Abgerechnet