Während des Monats werden die Quittungen bzw. Kassenbelege in der Kasse deponiert. Bis ende der ersten Woche des Folgemonats wird das Kassabuch des Vormonats nachgeführt.
Das Kassabuch kann auf folgende zwei Arten geführt werden:
Durch direktes erfassen aller Geschäftsfälle eines Monats im Comatic mittels Rapporte
Mittels Kassabuchblatt, auf welchem von Hand alle Geschäftsfälle pro Monat aufgeführt werden
Workflow Kassabuch mittels Rapporte im Comatic erfassen:
Belege gemäss Datum sortieren
Kleine Belege chronologisch auf ein A4 Blatt kleben
Grosse Belege lochen
Sämtliche Belege im Kassabuchordner ablegen
Öffnen Sie unter dem Menü 'Hauptbuch' das Untermenü 'Rapporte' öffnen
Mittels Schaltfläche [Neu] einen neuen Rapport mit folgenden Angaben generieren:
Rapportbezeichung: 'Kasse z. Bsp. Januar 2017'
Typ: 'Konto'
Fixkonto: '1000 = Kasse-Konto'
Öffnen Sie den Rapport
Tipp: Bestimmen Sie durch das Anklicken der Feldbezeichnung, welche Felder mittels Tabulatortaste an- bzw. übersprungen werden.
Erfassen Sie die Geschäftsfälle mit folgenden Angaben:
Datum: 'Datum gemäss Beleg'
Buchungstext: 'Lieferant und Produkt' (z. Bsp. 'Migros, Reinigunsmaterial')
Belegnummer: 'Falls Sie die Belege nummerieren, können Sie hier die Belegnummer eingeben'
Währung: 'in der Regel 'CHF'
Gegenkonto: '1995 = Warte- und Pendenzenkonto' (wird durch Treuhandstelle mutiert)
Kostenstelle: 'bleibt in der Regel leer'
MWSt-Code: 'wird durch Treuhandstelle erledigt'
Einnahmen: 'Betrag der Kassaeinlage' (inkl. MWSt)
Ausgaben: 'Betrag der Ausgabe' (inkl. MWSt)
Nachdem Sie alle Geschäftsfälle eines Monats erfasst haben, schliessen Sie den Rapport, markieren diesen und verbuchen diesen provisorisch mittels Schaltfläche [Prov. verbuchen]
Kontrolle und Saldoabstimmung
Öffnen Sie unter dem Menü 'Hauptbuch' das Untermenü 'Konten drucken'
Nehmen Sie folgende Selektionen vor:
Von/Bis-Konto: 'Klicken Sie das Optionsfeld Konto '1000=Kasse' an
Von/Bis-Datum: 'Mutieren Sie den 1. Tag, bzw. letzter Tag des gewünschten Monats
Saldovorschau: 'Aktivieren Sie das Falgfeld 'Saldovorschau drucken'
Öffnen Sie die Vorschau und kontrollieren Sie den Saldo durch Vergleich mit dem Geldsaldo der Kasse
Wenn der Saldo stimmt, drucken Sie das Kontoblatt aus und legen es im Kassabuch im entsprechenden Monatsregister ab
Bei Fehler Rapport wieder Rückbuchen und gewünschte Korrektur im Rapport vornehmen.
Dann wiederholen Sie die Arbeitsschritte 9 - 12 bis der Saldo stimmt und dann drucken Sie das Kontoblatt aus.
Kontierungsliste für spezielle Fälle:
Geschäftsfall
Soll-Kto
Haben
Bar-Akontoauszahlungen
2010
1000
Hinweis: Bar-Akontozahlungen werden bei der Lohnabrechnung wie folgt gebucht
2011
2010
Hinweis: Bar-Lohnabrechnungsauszahlungen werden bei der Lohnverarbeitung wie folgt gebucht
Der Barauszahlungs-Beleg/Quittung wird mit einem Strich kontiert (siehe auch Hinweis)
1990
1000
Hinweise:
Bar-Lohnabrechnungs-Auszahlungen werden bei der Lohnverarbeitung automatisch in die Kasse gebucht und dürfen deshalb beim Erfassen der Kassenbuchungen nicht gebucht werden!
Damit die Treuhandstelle die MWSt-Abrechnung erstellen kann, muss das Kassenbuch inkl. Belegen spätestens bis zum Ende der auf ein Quartal folgende Woche der Treuhandstelle zur Kontierung und Kontrolle übergeben werden!
