Ferien und unbezahlter Urlaub

letzte Mutation 21.09.2023

Einleitung

Grundsätzlich unterscheiden wir die Ferienverwaltung in folgende Personengruppen, bzw. Anstellungsarten:

Detail zu diesen Personengruppen finden Sie im Kapitel Ferien- und 13.-Monatslohn verwalten.

Ferienverwaltung für temporäres Personal im Stundenlohn
Ferienverwaltung für Personal mit Monatslohn

Die Ferienverwaltung für Personal mit Monatslohn wird in folgende Gruppen unterteilt:
Internes Personal
Personal mit Anstellungsart 'Monatslohn mit Monatstarif'
Personal mit Anstellungsart 'Monatslohn mit Stundentarif'

1. Ferienverwaltung für temporäres Personal im Stundenlohn:

Das Erfassen von Ferienbezügen und unbezahltem Urlaub mittels Rapporterfassung bildet die Basis für die korrekte Ferienverwaltung, das korrekte Anzeigen der Daten im Leistungskalender und dem Feriensaldo in der Personalstamm- übersicht.

Hinweise

Das Ferienguthaben in Stunden setzt sich aus dem prozentualen Ferienanteil der geleisteten Stunden zusammen.
Wenn in der Personalstammübersicht, das Flagfeld 'Fond Ferien' aktiviert ist, wird der im TWM berechnete Ferien-Anteil in CHF in ein persönliches Fondskonto und in das FiBu-Kto. 20091 gebucht.
Das Ferienzeitguthaben in Stunden- und Dezimalminuten wird für Stundenlöhner immer berechnet, bzw. auch in den [Leistungskalender] gebucht, wenn das Feriengeld mit jedem Lohn ausbezahlt wird.

Die Berechnung des Ferienzeitguthaben erfolgt wie folgt:

Anzahl Basis-Lohnarten für Ferienzeitberechnung

Ferienprozent

Bsp. 100 Normalstunden * 10.6 Ferien-% = 10.60 Stunden Ferienzeitguthaben

Rapporterfassungs-Konzept

Wenn ein ArbN während der Einsatzzeit keinen Rapport oder einen Rapport mit fehlenden Angaben für einzelne Tage abgibt, werden an diesem Tag (wenn vorhanden), mittels Lohnart '135, bzw. 1351 Ferienbezug' die Ferienstunden erfasst.

Wenn der ArbN kein Ferienguthaben hat und während dem Arbeitsverhältnis trotzdem nicht arbeitet, wird für die fehlende Zeit mittels Lohnart '134 Unbezahlte Absenz' eine Rapporterfassung vorgenommen.

Bei der Eingabe von Ferienbezügen wird die Anzahl der erfassten Ferienstunden maximiert, wenn das folgend beschriebene Maximum des Ferienguthaben aufgebraucht ist:

	Feriensaldo gemäss Leistungskalender
+	Ferienanspruch gemäss den unverarbeiteten Rapporten bis zum Zeitpunkt, bzw. Datum des Ferienbezuges
-	Ferienbezüge bis zum Zeitpunkt, bzw. Erfassungsdatum des Ferienbezuges

Hinweis Wenn Sie in einer Woche Ferienbezüge vor dem letzten Ferienbezug erfassen, wird die Anzahl des letzten Ferienbezugs automatisch entsprechend maximiert.

Wir unterscheiden Ferienbezüge wie folgt

a. Normaler Ferienbezug (ArbN hat gemäss Arbeitsrapport Ferien bezogen)

Bei TWM Kunden, welche per 31.12.2021 keine ausstehenden Ferienguthaben hatten und solchen, welche erst ab 1.1.2022 mit dem TWM arbeiten, bestehen nur die Lohnarten 135, 136 und 137

Eingaben bei Ferienbezug

Unter der Lohnart '135, bzw. 1351 Ferienbezug' wird die Anzahl Ø Std. gemäss Leistungskalender (z. Bsp. 8 Std. für 1 Tag) erfassen.

Resultat

In der Rapporterfassung wird in der Spalte 'Lohn' der 'Grundlohn 1 inkl. Feiertagsanteil' gemäss aktuellem, bzw. letztem Einsatz automatisch übernommen.
Der Stunden-Ferienbezug wird bei der 'Rapportverbuchung in Lohn' in den [Leistungskalender] gebucht.
Wenn der ArbN einen CHF-Ferienfond hat, berechnet das System den auszuzahlenden Ferienbezugsbetrag wie folgt:

Anzahl Ferienstunden * Grundlohn 1 inkl. Feiertagsanteil (Maximalbetrag gemäss Fondsaldo im Leistungskalender) und speichert diesen Betrag im Leistungskalender.
Bei QS-Pflichtigen wird das bis 31.12.2021 generierte Ferienguthaben auf der Lohnabrechnung unter der Lohnart '135 Ferienbezug' und das ab 1.1.2022 generierte Ferienguthaben unter der Lohnart '1351 Ferienbezug' ausgewiesen. Dabei wird auf der Lohnabrechnung der unter der Lohnart '1351 Ferienbezug' ausgewiesen Betrag in die QS-Basis und der unter der Lohnart '135 Ferienbezug' ausgewiesene Betrag nicht in die QS-Basis berechnet.

b. Ferienfond Teilauszahlung (ArbN wünscht während dem Anstellungsverhältnis ohne Ferienbezug, eine Teilauszahlung des CHF Ferienfond)

Gemäss OR Art. 329d dürfen die Ferien während der Dauer des Arbeitsverhältnisses nicht durch Geldleistungen oder andere Vergünstigungen abgegolten werden. Deshalb dürfen grundsätzlich keine 'Ferienfond Teilauszahlungen' vorgenommen werden.

Da jedoch Personaldienstleister 'Ferienfond Teilauszahlungen' vornehmen wollen, steht im TWM dazu die Lohnart '136, bzw. 1361 Ferienfond Teilauszahlung' zur Verfügung, welche Sie auf eigene Verantwortung nutzen.

Eingaben bei Ferienfond Teilauszahlung

In der Rapporterfassung wird unter der Lohnart '136, bzw. 1361 Ferienfond Teilauszahlung' das 'Datum' des letzten Arbeitstag und im Feld 'Lohn' der Teilauszahlungsbetrag erfassen.

Hinweise zu Ferienfond Teilauszahlungen:

Durch das System wird geprüft, dass der erfasste Betrag kleiner als das Ferienguthaben gemäss Leistungskalender ist.
Bei QS-Pflichtigen wird das bis 31.12.2021 generierte Ferienguthaben auf der Lohnabrechnung unter der Lohnart '136 Ferienfond Teilauszahlung' und das ab 1.1.2022 generierte Ferienguthaben unter der Lohnart '1361 Ferienfond Teilauszahlung' ausgewiesen und entsprechend in, bzw. nicht in die QS-Basis berechnet.

c. Ferienfond Auszahlung (ArbN wünscht per Austritt die Auszahlung des CHF Ferienfond)

Eingaben bei Ferienfond Auszahlungen

In der Rapporterfassung wird unter der Lohnart '137, bzw. 1371 Ferienfond Auszahlung' das 'Datum' des letzten Arbeitstages erfasst. (der Auszahlungsbetrag wird durch das System automatisch berechnet).
Wenn ArbN nach dem Anstellungsverhältnis der Ferienfond ausbezahlt wird, kann das in seiner letzten Arbeitswoche (wie oben beschrieben) erfasst werden (auch wenn diese in einem Vorjahr ist).

Resultat bei Ferienfond Auszahlungen, welche in einem Vorjahr erfasst wurden

Wenn die Ferienfondauszahlung in einer Rapportwoche eines Vorjahres erfasst wurde und unter 'TWM Einstellungen - Mandant', Register [Jahres Parameter] das Flag 'Lohnbuchhaltung gesperrt' aktiv ist, wird beim Verbuchen der Rapporte in den Lohn die Lohnabrechnung mit Datum 03.01.JJJJ, bzw. bei Auszahlungen über CHF 1'250.- mit entsprechend späterem Datum generiert damit der ALV- und NBU-pflichtige Lohn nicht maximiert wird.

(2023 ist maximal CHF 406.- pro Tag, CHF 12'350.- pro Monat, bzw. CHF 148'200 pro Jahr NBU und ALV1 pflichtig).
Das System ermittelt das Ferienguthaben in Zeit und CHF inkl. den unverbuchten Rapporte bis zum Erfassungsdatum der Lohnart 'Auszahlung Ferienfond' und speichert diese Daten in der Lohnabrechnung und dem [Leistungskalender].
Bei QS-Pflichtigen wird das bis 31.12.2021 generierte Ferienguthaben auf der Lohnabrechnung unter der Lohnart '137 Ferienfond Auszahlung' und das ab 1.1.2022 generierte Ferienguthaben unter der Lohnart '1371 Ferienfond Auszahlung' ausgewiesen und entsprechend in, bzw. nicht in die QS-Basis berechnet.
Zusätzlich wird eine neue Anstellungsperiode Ab 01.01.JJJJ und Bis-Datum gemäss Lohnabrechnungsdatum generiert.
Weitere Informationen zur Verwaltung des Feriengeld finden Sie am Ende des Kapitel Ferien- und 13.-Monatslohn verwalten.

Hinweise zu Ferienfond Auszahlungen

Gemäss OR Art. 329d dürfen die Ferien während der Dauer des Arbeitsverhältnisses nicht durch Geldleistungen oder andere Vergünstigungen abgegolten werden. Deshalb darf der Ferienfond nur per Ende des Anstellungsverhältnisses ausbezahlt werden.
Auf die Auszahlung des Ferienfonds werden keine Beiträge für die FAR und WBK/VZK berechnet, da diese Abzüge bereits bei jeder Lohnabrechnung auf den Rückstellungsbetrag erhoben werden.
Pro erfasste Rapportwoche berechnet das System ¼ einer monatlichen Kinder, bzw. Ausbildungszulage. (maximal jedoch 4 mal ein ¼ Zulagen pro Monat).
Auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden kann B&F Ihnen die Lohnart '1361 Ferienfond Teilauszahlung mit QS-Pflicht' einrichten. Mit dieser Lohnart können Sie (gesetzlich verbotene) Teilauszahlungen des Ferienfonds an ArbN auszahlen.

Hinweise zu Ferienfond Auszahlungen aus Vorjahren bei Saldoübernahme aus einem anderen System:

Bei einem Systemwechsel auf TWM müssen folgende Punkte unbedingt beachtet werden:

Abklären, ob die Rückstellungen für Feriengeld im alten System bereits in die Basis der QS sowie AHV, UV etc. genommen wurde oder nicht?
Die Lohnart '138 Ferienfond Auszahlung (Vorjahr)' muss durch B&F entsprechend den Voraussetzungen gemäss Punkt 1 angepasst werden.
Vorjahresfonds aus einem anderen System müssen bei den Eröffnungsbuchungen in ein separates Passivkonto (in der Regel Kto. 20092 Ferienguthaben per 31.12.JJJJ) gebucht werden.
Auszahlungen von Vorjahresguthaben müssen unter der Lohnart '138 Ferienfond Auszahlung (Vorjahr)' erfasst werden und werden somit automatisch in das Kto. 20092 gebucht!

2. Ferienverwaltung für Personal mit Monatslohn

Die Ferienverwaltung für Personal mit Monatslohn wird in folgende Personengruppen unterteilt:

2.1 Internes Personal

2.2 Personal mit Anstellungsart 'Monatslohn mit Monatstarif'

2.3 Personal mit Anstellungsart 'Monatslohn mit Stundentarif' (siehe dazu Kapitel Ferien & Gleitzeit externe)

Detail zu diesen Personengruppen finden Sie im Kapitel 'Ferien- und 13.-Monatslohn verwalten'